Informe del Consejo de Administración 2015

PORTAL DE PONTEVEDRA I
INFORME DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN 2014

El Consejo de Administración, agradece la participación de los todos los Consejeros y miembros del Comité de Convivencia y Comité de Obra, a las reuniones convocadas, y la participación de las empresas de Administración, Implementar Ltda, y empresa de vigilancia, Seguridad Apolo Ltda. Gracias a su compromiso y dedicación fue posible llevar a cabo las acciones que hoy benefician a toda la copropiedad. Así mismo se destaca la labor del contador Sr Samuel Galvis, y de la revisora fiscal, Sra Claudia Mónica Velandia, quienes a través de su trabajo objetivo y preciso han velado por las finanzas del Conjunto, de tal forma que se termina el año fiscal con excedentes en el ejercicio.

El Consejo de Administración se reunió de manera ordinaria el tercer jueves de cada mes, verificándose el quórum reglamentario de cinco (5) consejeros como mínimo en todas la reuniones, para tratar los temas de ejecución del presupuesto mensual, seguimiento de los contratos de prestación de servicios, y convivencia entre otros. Los temas más relevantes tratados en las reuniones tienen que ver con la contratación del seguro para las zonas comunes, mantenimiento delas instalaciones y activos del Conjunto en general, planificación de la contratación y seguimiento a la obra de mantenimiento y limpieza de fachadas, puntos fijos y zonas comunes, seguimiento al desarrollo de las obras aledañas al Conjunto.

El número de reuniones convocadas, a las cuales asistió cada uno de los consejeros se detalla a continuación:

Manuel J García, Presidente del Consejo de Administración, 13
Omaira Bello, 12
Jairo González, 11
Nelly Campos, 10
Claudia Aldana, 8
Marco Barrios, 8
Oscar Ardila, 8
Darío Briceño, 7
Oscar Castro, 7
Omar Díaz, 6
Alejandro Dávila, 3
Bernardo Calvo, 1

Una de las reuniones fue de carácter extraordinario, para definición del Proyecto de Presupuesto del Conjunto para el año 2015.

Reuniones extraordinarias con usuarios del gimnasio del conjunto

Adicionalmente, el Presidente del Consejo de Administración convocó a tres (3) reuniones de seguimiento a una queja presentada por las personas usuarias del gimnasio, en razón a que el Consejo había determinado hacer un cobro por el uso del salón y de los elementos del gimnasio al profesor contratado por algunos propietarios. La comunicación de los usuarios del gimnasio manifestaba tres puntos principales, en los cuales el Consejo de Administración estuvo de acuerdo después de analizar en dos reuniones los argumentos de los usuarios. Finalmente, se concluyó lo siguiente:

  1. El uso del gimnasio debe ser para los propietarios y residentes del Conjunto o sus invitados
  2. Cuando ingresen invitados al Conjunto que deseen hacer uso del gimnasio, se requiere del registro en la planilla dispuesta en la recepción del Conjunto, y deben estar acompañados por el propietario que hizo la invitación
  3. No se hará ningún tipo de cobro a los profesores contratados por los usuarios, por hacer uso de las instalaciones del gimnasio

Estos puntos quedan consignados en el Reglamento del Gimnasio que forma parte del Manual de Convivencia del Conjunto y que se deja a disposición de la Asamblea para su aprobación.

Reuniones del Comité de Obra

El Comité de Obra para la contratación y seguimiento de la obra de limpieza y mantenimiento de fachadas, puntos fijos y zonas comunes se reunió en diecisiete (17) ocasiones, y estuvo conformado por las siguientes personas:

María Pérez, Administradora Delegada
Ana Victoria Oviedo, Arquitecta Interventora
Omar, Arquitecto Residente de Obra
William, Gerente de MC Ingeniería Integral, Contratista
Nelly Campos, Consejera
Darío Briceño, Consejero
Manuel J García, Presidente del Consejo de Administración
Arquitecta Alcira Gómez, Propietaria
Ingeniero Ismael Garrido, Propietario
Ingeniero Carlos Castellanos, Propietario

El Consejo de Administración agradece los valiosos aportes de los Ingenieros que participaron en el comité, y muy especialmente la labor realizada por las Señoras Alcira Gómez y Nelly Campos, quienes con base en su amplia experiencia en obras civiles, llevaron a buen término la contratación y el desarrollo de la obra, con una dedicación invaluable en el proceso de planificación, elaboración de los términos de referencia, solicitud de cotizaciones, visitas de obra, acompañamiento a la interventoría y recomendaciones para el contratista, que permitieron llevar a feliz término el contrato. La Sra Nelly Campos se encargó de documentar todo el desarrollo del contrato, dejando disponible para el Conjunto el registro de todos los eventos relevantes ocurridos, de tal forma que se puede hacer seguimiento de los mismos por parte de quienes estén interesados o cuando por alguna circunstancia se requiera.

El Consejo de Administración resalta también la labor de la Administración y de la Administradora Delegada, Sra María Pérez, quien actuó con diligencia y compromiso para que la obra se llevara a cabo en los tiempos establecidos y con la calidad requerida.

Finalmente, se destaca también el profesionalismo de la empresa contratista, MC Ingeniería Integral, y de la Interventora, Arquitecta Ana Victoria Oviedo, quienes facilitaron la labor de seguimiento, acataron las recomendaciones del Comité de Obra y estuvieron prestos a resolver las inquietudes de la comunidad, en desarrollo del objeto del contrato.

Principales hitos de la obra de mantenimiento e impermeabilización de fachadas

A continuación presentamos un resumen de lo que fue el proceso de contratación, ejecución y cierre de la obra de mantenimiento de impermeabilización de las fachadas, con base en los avances presentados por el contratista y la interventora en las diferentes reuniones de Comité de Obra

Objeto y aspectos generales del contrato

NUMERO DEL CONTRATO 
N°201-0639
OBJETO
MANTENIMIENTO E IMPERMEABILIZACIÓN DE LAS FACHADAS, DUCTOS DE VENTILACIÓN INTERNOS DE CADA TORRE Y PINTURA GENERAL DE MUROS, TECHOS Y BARANDAS DE PUNTOS FIJOS INCLUIDOS LOS RESANES DE CADA TORRE
NOMBRE DEL CONTRATISTA
INGENIERIA INTEGRAL MC DE COLOMBIA
NIT 900.089.529-1
FECHA DEL CONTRATO
6 DE JUNIO DE 2014
PLAZO DE EJECUCIÓN
150 DÍAS HABILES
VALOR INICIAL
TRESCIENTOS DIECISEIS MILLONES OCHOCIENTOS CINCUENTA Y DOS MIL SESENTA Y NUEVE PESOS
FECHA DE INICIACION
9 DE JULIO DE 2014
FECHA TERMINACIÓN CONTRACTUAL
30 DE DICIEMBRE DE 2014

Elaboración de los términos de referencia

El comité de obra inició la elaboración de los términos de referencia en los meses de abril y mayo de 2014, estableciendo condiciones básicas, estimando las cantidades de obra, y solicitando algunas preofertas, con el fin de estimar el costo aproximado del contrato. Posteriormente, realizó una convocatoria mediante invitación privada, para la elaboración formal de los términos de referencia, la cual fue adjudicada a la Arquitecta Ana Victoria Díaz Oviedo. Se estableció en las condiciones del contrato, que los productos sellantes y limpiadores deben ser SIKA y la pintura debe ser Pintuco. Se establece en las condiciones, la responsabilidad del contratista con relación al cumplimiento de todos los requisitos de Seguridad y Salud en el Trabajo para sus colaboradores.

Contratación de Interventoría

El Comité de Obra determinó adjudicar el contrato de interventoría de la obra a la Arq Ana Victoría Díaz Oviedo, con base en su experiencia en esta materia, para que llevara a cabo las siguientes actividades:

Control y verificación de las actividades ejecutadas
Control y supervisión del cumplimiento de las especificaciones técnicas
Supervisión de las normas de seguridad industrial e higiene
Indicaciones, recomendaciones generales a contratista.
Proyección y elaboración de avances de obras
Recorridos de obras diarios del Residente de Obras

Tiempo de ejecución

El contrato tendría una duración estimada de ciento cincuenta días calendario, a partir del 07 de julio, es decir que la fecha estimada de terminación sería el 30 de diciembre de 2014. Debido al mal tiempo durante los meses de octubre, noviembre y diciembre, tuvo que extenderse el plazo de terminación hasta el mes de enero, y puesto que a partir del 25 de diciembre como es sabido muchas personas salen de vacaciones y dejan sólo su apartamento, se decidió suspender la ejecución de la obra a partir del 22 de diciembre y retomarla el 05 de enero. Una vez terminado el periodo de vacaciones, se continuó con la ejecución, y el proyecto se terminó finalmente el 05 de febrero. Una vez finalizada la obra, se procedió a hacer los arreglos que correspondían desde el punto de vista de garantías de las torres 1, 4 y 5, recepción y salones comunales.

Por solicitud de la interventora, durante el proceso se realizaron rectificaciones de actividades puntuales como:

Limpieza de vidrios
Lavado del ladrillo en balcones y limpieza de pisos
Rectificación de emboquillado
Rectificación de bajadas de pintura en vacíos patios.
Rectificación de filos de graniplast.
Rectificación de pre existencias en el ladrillo.

Seguimiento a cargo de la interventoría

Antes del inicio de la ejecución del contrato, se revisaron los siguientes aspectos

Revisión y aprobación de documentos preliminares
Control del programa de obras
Control de pólizas

En el periodo de ejecución la obra, la interventoría realizó el seguimiento de carácter administrativo y financiero a los siguientes aspectos

Revisión y control del personal del contratista.
Revisión de certificación de anclajes certificados para la actividad de descenso.
Revisión y control de maquinaria y equipos del contratista.
El control de recursos del contrato por medio de informe de buen manejo del anticipo. Este ha sido soportado por remisión de llegada de material y registro de pago de nóminas del personal operario.

Asesoría técnica de la compañía SIKA COLOMBIA SA

Durante el desarrollo de la obra, en las siete (7) Torres, el Ing. Roberto Galvis, representante de Sika Colombia S.A. realizó la supervisión de los trabajos, verificando dosificación, rendimientos, consumos y aplicación de los productos empleados; estos procesos son certificados mediante un documento corporativo generado por Sika Colombia SA. El ingeniero Galvis estuvo presente en las dos reuniones de seguimiento antes de culminar el contrato.

Conclusiones

El Consejo de Administración participó durante todo el proceso de contratación, ejecución y cierre, y realizó seguimiento permanente a esta obra, de lo cual se dejó constancia en las actas de reunión correspondientes.

La percepción del Consejo de Administración es la de que este proceso se realizó considerando los aspectos de seguridad, calidad y económicos más favorables para el conjunto, de tal forma que se garantice la durabilidad del trabajo minimizando la presencia de futuros inconvenientes, de tal forma que tenga que volverse a contratar esta actividad en un periodo de tiempo de no menos de cinco años.

Proyecto de cambio de tecnología de iluminación

Durante el año 2014 se realizó el cambio de los bombillos de los corredores de acceso a las torres y a los doce (12) pisos de cada una de las torres, por bombillo LED de 9,4 W, que garantiza una iluminación equivalente a la de un bombillo incandescente de 60 W.

La siguiente es la gráfica de consumos de energía durante el año 2014 y enero de 2015.


Figura 10, Consumo en kWh desde junio de 2013 hasta enero de 2015

Debe tomarse en cuenta que con el inicio de la obra de impermeabilización, se tuvo un consumo de energía adicional, por el uso de las hidrolavadoras.

Adicionalmente, en el mes de noviembre se presentaron dos cortes de energía en la Torre 6, que no correspondían a cortes programados por Codensa SA, sino que obedecen a una falla que se presentó en uno de los totalizadores que brinda protección a los circuitos de esa torre. El totalizador no tenía los tornillos que permiten sujetar los alambres de cobre de manera adecuada, lo cual genera pérdidas de energía por calentamiento debido al contacto defectuoso que se estaba presentando. Esta situación también estaría afectando el consumo. Se ejecutó el cambio de dicho totalizador por uno nuevo, de tal forma que las pérdidas de energía que estaba generando deben estar ahora corregidas.

Las siguientes gráficas muestran la evolución del costo del kWh durante el año 2014, y enero de 2015, y  el valor de la factura del servicio de energía para el conjunto durante el mismo periodo.


Figura 11, Evolución del costo del kWh desde junio de 2013 hasta enero de 2015


Valor de la factura de energía desde junio de 2013 hasta diciembre de 2014

Cordialmente,


MANUEL J GARCÍA
PRESIDENTE CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

PORTAL DE PONTEVEDRA

Propuestas para la Asamblea Ordinaria 2015

CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE PONTEVEDRA I
ANÁLISIS DE LAS PROPUESTAS PARA LA ASAMBLEA
FEBRERO DE 2015

LAS PROPUESTAS AQUÍ PRESENTADAS SE RECIBIERON EN LAS FECHAS INDICADAS POR LA ADMINISTRACIÓN Y POR EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN PARA SU ANÁLISIS, Y YA FUERON ESTUDIADAS EN PRIMERA INSTANCIA EN EL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, A FIN DE ESTABLECER SI CORRESPONDE A TEMAS QUE DEBAN SOMETERSE O NO A APROBACIÓN DE LA ASAMBLEA DEL CONJUNTO.

La siguiente propuesta requiere ejecución del presupuesto correspondiente a los excedentes de años anteriores. Se requiere votación de la Asamblea para aprobarla.

PROPONENTE
PROPUESTA
Propuesta para aprobación de la Asamblea
Consejo de Administración


Destinar el 70% de los dineros de excedentes de años anteriores a los siguientes proyectos, en orden el orden que se indica a continuación:

  1. Repuestos para el mantenimiento de los ascensores en caso que se requiera una vez realizada la inspección reglamentaria
  2. Flanches y cubierta en acrílico para los salones comunales y gimnasio, y para la recepción del Conjunto
  3. Diagnóstico y mantenimiento de la puesta a tierra eléctrica y los pararrayos de las torres


Disponer de $ 11 000 000,00 (Once millones de pesos m/cte) de los excedentes de ejercicios anteriores para los proyectos 1 y 2

La siguiente propuesta requiere aprobación de la Asamblea porque se refiere a una cuota extraordinaria para la obra correspondiente al espacio para la recolección de las basuras por parte de las empresas de aseo.

PROPONENTE
PROPUESTA
Propuesta para aprobación de la Asamblea

Consejo de Administración


Actualmente el Conjunto no cuenta con un espacio destinado a la colocación de las basuras para su recolección. Las canecas deben dejarse en el andén por dos o más horas, hasta que pasen los carros recolectores, dando mal aspecto al Conjunto.

Se requiere una cuota extraordinaria para acometer esta obra. El presupuesto estimado es de Veinte Millones de Pesos m/cte, ($ 20 000 000,00 m/cte)
Una condición previa para la ejecución de esta obra, es la aprobación del proyecto y expedición de la licencia correspondiente, por parte de la curaduría urbana.

Opción 1: Una cuota extraordinaria de $67 000,00, en el mes de mayo de 2015

Opción 2: Dos pagos de
$33 500,00 en los meses de mayo y junio de 2015

Solicitud de cuota extraordinaria para entregar una bonificación al personal de aseo y vigilancia en el mes de diciembre

PROPONENTE
PROPUESTA
Propuesta para aprobación de la Asamblea

-
Cuota pro aguinaldo del personal de vigilancia, servicios generales y administrativo
Se recogería una vez en el año
Opción 1: Una cuota extraordinaria de $ 30 000,00
Opción 2: Una cuota extraordinaria de $ 35 000,00
Opción 3: Una cuota extraordinaria de $ 40 000,00

Propuestas para aprobación de la Asamblea Ordinaria, correspondientes a modificaciones del Manual de Convivencia. Los textos a modificar se pueden consultar en http://pontevedra1.blogspot.com/

PROPONENTE
PROPUESTA
JUSTIFICACIÓN
Presidente Consejo de Administración
Se incluyen en el Reglamento del Gimnasio, las siguientes modificaciones:
Se agrega el ítem 2: Personas ajenas al Conjunto podrán hacer uso de las instalaciones del gimnasio, siempre que hayan sido invitadas por uno de los copropietarios, y el ingreso lo haga acompañado por la persona que hizo la invitación, y se registre en la planilla dispuesta para tal fin en la recepción del Conjunto.
Se elimina el ítem 13, el cual establecía que el Consejo de Administración haría un acuerdo con los instructores a fin de establecer el valor de la cuota por derecho al uso de las instalaciones y equipos.
Se modificó el ítem 16, Los elementos de propiedad del conjunto que permanecen guardados podrán ser solicitados al personal de vigilancia y devueltos al mismo una vez utilizados
Es la forma como está funcionando actualmente, después de atender la inquietud planteada por los usuarios del gimnasio que contratan a un instructor
Presidente Consejo de Administración
El item; HORARIOS PARA USO DE ZONAS RECREATIVAS Y ACTIVIDADES QUE PODRÍAN AFECTAR LA TRANQUILIDAD Y DESCANSO DE LOS RESIDENTES DEL CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE PONTEVEDRA
Se convierte en Capítulo X, pero no se hace ninguna modificación de los horarios estabelecidos
Es un aspecto de forma, corresponde a organización del documento
Presidente Consejo de Administración
Se adiciona Multa por Uso de las zonas comunes para necesidades fisiológicas. DIEZ (10) S.M.L.V. Diario x cada evento registrado
Desafortunadamente se presentaron varias situaciones desagradables en este sentido durante el año 2014

Las siguientes propuestas no se someten a debate, toda vez que corresponde a Gestión de la Administración y/o del Comité de Convivencia evaluarlas y hacer seguimiento por parte del Consejo de Administración en su ejecución.

PROPONENTE
Propuesta
Análisis y acciones a tomar
()-203
Construir cuarto de basuras porque dan mal aspecto y mal olor
Se requiere aprobar cuota extraordinaria y contar con aprobación de la curaduría urbana
2-401
Cambio del tapete del parque de juegos y de los columpios, porque representan riesgo para los niños
La Administración y el Consejo de Administración evaluarán conveniencia, costo y viabilidad del proyecto
2-502
Implementación de software operativo y contable CASSIUS para propiedad Horizontal
La Administración y el Consejo de Administración evaluarán conveniencia, costo y viabilidad del proyecto
4-401
En el interior de la Torre 4 se encuentran dos jardineras sin luz no ventilación. Colocar cascadas ornamentales.
Costo aproximado entre $ 500 000,00 y $ 1 000 000,00
La Administración y el Consejo de Administración evaluarán conveniencia, costo y viabilidad del proyecto
4-401
En el Hall de entrada de los edificios se colocaron consolas con espejos. Se sugiere colocar adornos que no se rompan fácilmente.
Costo aproximado: $ 1 500 000,00 c/u
La Administración y el Consejo de Administración evaluarán conveniencia, costo y viabilidad del proyecto
()-()
2-502
Colocar a la entrada y salida del parqueadero lectores biométricos (huella digital) o de tarjeta.

Con este método se elimina jun celador y se asegura que las puertas estén siempre cerradas como debe ser.

Costo $ 9 500 000,00 + IVA
Redistribuir el rubro de vigilancia
La Administración y el Consejo de Administración evaluarán conveniencia, costo y viabilidad del proyecto

Los guardas de la recepción de la entrada principal y parqueaderos tienen otras funciones además de abrir la puerta. El número de guardas de seguridad corresponde al análisis de seguridad realizado y ya se ha evaluado que no es posible reducir el esquema sin generar un alto riesgo para la seguridad del Conjunto. Aún cuando se implementara el ingreso automático de los residentes, se requiere el acceso controlado de los visitantes.

2-502
Implementación de lámparas LED en todo el conjunto. El costo aproximado de 266 unidades con instalación, es de $ 8 000 000,00
La siguiente etapa en el proyecto de sustitución de tecnología incandescente por LED, corresponde a las escaleras de las torres. El Consejo y la Administración están evaluando las mejores opciones desde el punto de vista económico, de calidad y estético para presentar el proyecto.
5-1101
Mejorar la iluminación en parqueadero de visitantes, reemplazar la totalidad de los bombillos
El Consejo y la Administración evaluarán opciones de reemplazo de los bombillos ahorradores actuales por LED que tengan una mayor intensidad lumínica
5-1101
Máquinas caminadoras para el gimnasio
La Administración y el Consejo de Administración evaluarán conveniencia, costo y viabilidad del proyecto
5-1101
Iluminación navideña
La Administración y el Consejo de Administración evaluarán conveniencia, costo y viabilidad del proyecto

Las siguientes propuestas corresponden a actividades que ya están en ejecución y no se someten a debate

PROPONENTE
Propuesta
Acciones en curso
()-()
Solicitar a Codensa SA el retiro delos postes que se encuentran sobre la Calle 97 y se utilizaron para llevar energía eléctrica a los edificios en construcción en la zona
Ya se han hecho las solicitudes correspondientes a Codensa SA y Amarilo SAS para el retiro de estos postes. Corresponde al Consejo de Administración hacer seguimiento a su cumplimiento
4-101
Colocar nuevamente los reductores de velocidad sobre la  Calle 97
Ya se han cotizado los reductores y se están desarrollando las gestiones correspondientes ante las entidades involucradas, Secretaría de Movilidad, y Amarilo SAS
4-101
Colocar nuevamente los conos para evitar la subida de las rutas sobre el andén
El Consejo de Administración hará el seguimiento correspondiente
()-()
Arreglar detalles de zona de tránsito en parqueadero de visitantes, colocar tope llantas
El Consejo de Administración hará el seguimiento correspondiente
()-()
Retirar los avisos publicitarios del parque
Ya fueron sustituidos por avisos con el logo del conjunto. La totalidad de avisos existentes se irán reemplazando hasta que tengan todos el logo del Conjunto
()-()
Mejorar las carteleras de los ascensores
El Consejo de Administración hará el seguimiento correspondiente
()-()
Reparar adoquines faltantes y rejillas rotas en parqueadero de visitantes
El Consejo de Administración hará el seguimiento correspondiente a las reparaciones que aún queden pendientes

Propuestas que fueron tratadas en Asambleas anteriores y se declararon como no viables

5-1101
Cambiar el golfito por zona enmallada para juegos
Esta propuesta no es viable