ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA FEBRERO 26 DE 2017 ACTA N° 12

ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA

FEBRERO 26 DE 2017

ACTA N° 12

Siendo las 9:34 A.M., del domingo 26 de febrero de 2017, previa citación realizada el día 6 de febrero de 2017, por parte de la Administración; se reunieron en el salón comunal No 2 del Conjunto Residencial Portal de Pontevedra, los copropietarios para realizar la Asamblea General Ordinaria, con el fin de tratar el siguiente orden del día.

1.            Verificación del quorum.

2.            Lectura y aprobación del orden del día.

3.            Elección del presidente y secretario de la asamblea.

4.            Nombramiento de la comisión para revisión del acta.

5.            Informes:

ü   Consejo de administración, Administración y Convivencia.

ü   Revisoría fisca.l.

6.            Aprobación de estados financieros a diciembre 31 de 2017.

7.            Aprobación del presupuesto para el año 2017.

8.            Elecciones:

ü   Consejo de administración.

ü   Comité de convivencia.

ü   Revisoría fiscal.

9.            Proposiciones y varios.

DESARROLLO DE LA ASAMBLEA

1.               Verificación de Quórum.

La señora Sandra Cruz, Representante Legal por parte de la firma administradora IMPLEMENTAR S.A.S., informa a los asambleístas que se cuenta con un quórum del 78.8 % de los coeficientes de la copropiedad, lo cual es ratificado por la Revisora Fiscal, Señora Claudia Mónica Velandía, es decir, que existe el Quórum suficiente para deliberar y tomar decisiones válidas tanto para los presentes como para los ausentes y los disidentes.

Durante el transcurso de la Asamblea se completa el quorum que se relaciona a continuación:

Se relaciona el listado de propietarios que registraron su firma.

            Código            Propietario                                                     Coeficiente                 Asistió

            1101                GUEVARA CARLOS MARIO                       0.380300                       S

            1102                BARRIOS MARCO ANTONIO                     0.291400                       S

            1103                BARRIOS CLARA                                         0.291400                       S

            1104                LOPEZ GARCIA BIVIANA                           0.219700                       S

            1201                RAMIREZ CUBILLO YOLANDA                   0.342100                       S

            1202                GUZMAN HERNANDO / PAREDES            0.364700                       S

            1204                PRIETO BARCENAS ANGELICA                0.251900                       S

            1301                FERNANDEZ S. JANETH ROCIO               0.329500                       S

            1302                LOPEZ JUAN CARLOS                                0.340000                       S

            1303                ZAPATA CARLOS ALBERTO                      0.251700                       S

 1304                SAUCEDO HUGO ARMANDO                    0.288400                       S

            1401                CRIALES JESUS ELIECER                         0.251900                       S

            1402                ESCOBAR VASQUEZ FARILIS MARIA      0.331100                       S

            1403                VILLEGAS RODRIGO                                  0.253100                       S

            1404                MALAGON SAVEDRA Y CIA SAS               0.251900                       S

            1501                FORERO VASQUEZ ALVARO                    0.293100                       S

            1502                ADRIANA GALEANO                                    0.330800                       S

            1503                BALLEN ANGEL MARIA                              0.302600                       S

            1504                POLANIA PAOLA ANDREA                         0.284800                       S

            1601                RAMIREZ LUIS GUSTAVO                          0.331300                       S

            1602                AHUMADA ADRIANA ELVIRA                     0.293900                       S

            1603                ALVARADO OLGA PATRICIA                     0.289500                       S

            1604                VASQUEZ TORRES ARMANDO                 0.292000                       S

            1703                BARRANCA VICENZO                                0.331400                       S

            1704                CASTELLANOS GABRIEL E.                      0.253600                       S

            1801                GARCIA FERNANDO JAVIER                     0.298500                       S

            1802               RUBIANO MARIA EUGENIA                         0.327600                       S

            1803                CALDAS JOHN ALEXANDER / MELO        0.281700                       S

            1804                DIANA PATIÑO VANEGAS                          0.288300                       S

            1901                LEON LUZ MIREYA                                     0.330500                       S

            1902                MENDOZA HERRERA CARMEN EMILIA   0.280700                       S

            1903                LUIS ALEJANDRO ACOSTA AVILA            0.257600                       S

            1904                TOVAR NORMA                                           0.285500                       S

            11001             ARCILA ADRIANA MARCELA                     0.331000                       S

            11002              PRIETO ACOSTA MARIA CONSUELO      0.340100                       S

            11003             NEIRA SAULO ANTONIO                             0.306900                       S

            11004              CELY ANA DEYANIRA                                0.240900                       S

            11101             MARIA TERESA VEGA                                0.289800                       S

            11102             ARIZA MANUEL A / ESCAMILLA                 0.284400                       S

            11103              BERNAL GLADYS ROCIO DEL P.               0.292700                       S

            11104              SALINAS ARNULFO                                    0.255200                       S

            11201              IBAÑEZ JORGE MARIO                              0.396700                       S

            11202          GARCIA RODRIGO MIGUEL                          0.312000                        S

            11203              BERNAL LUIS ANTONIO                             0.247400                       S

            11204             GARZON DE MONTAÑA ALCIRA               0.287700                       S

            2101                MALDONADO JAVIER/PEREA DIANA       0.259600                       S

            2102                USECHE JOSE FERNANDO                       0.332000                       S

            2103                SANCHEZ SANDINO NORMA C.                0.341300                       S

            2201                LUQUE LEIVA LIBARDO                              0.357800                       S

            2202                ARIAS DIAS MIGUEL ANGEL                     0.333400                       S

            2203                DIAZ M OMAR / ARIAS ANGELICA M         0.335300                       S

            2204                MORENO BLANCA GLADYS                      0.331300                       S

            2301                INVERSIONES BICENTENARIO SAS        0.338700                       S

           2302             BORJA EDNA MARGARITA                            0.326900                       S

            2303                FLORIDO JOSE ISMAEL                             0.290000                       S

            2304                GOMEZ GOMEZ ANA MARIA                     0.334400                       S

            2401                CIFUENTES JUAN PABLO                          0.325800                       S

            2403                MARTINEZ FORERO CAROLINA               0.329700                       S

            2404                ACOSTA MARIA DEL PILAR                       0.327000                       S

            2501                PATRICIA SANCHEZ                                   0.333200                        S

            2502                VANEGAS VALENTINA/VANNESSA V       0.323000                       S

            2503                PEÑUELA ALDANA MARLEN                     0.328400                       S

            2504                ROMERO M GUILLERMO                           0.332600                       S

            2601                RAMIREZ SUAREZ FABIO                          0.327300                       S

            2602                RICARDO ANDRES CONTRERAS             0.365000                       S

            2603                AGUILAR ALBARRACIN OSCAR G.           0.287500                       S

            2604                CORTES ROJAS MARIA ANDREA             0.335400                       S

            2701                CUINTACO LUZ HELENA                            0.331300                       S

            2702                CARVAJAL LUZ MILA STELLA                    0.370800                       S

            2703                CATRO EDGAR SEGUNDO                        0.332300                       S

            2704                SANCHEZ DE V, MARIA ISABEL                0.324200                       S

            2801                SCARPETTA SANCHEZ LUZ ELENY         0.328700                       S

            2802                STAVE ERNESTO CARLOS                        0.337900                       S

            2804                GONZALEZ JULIO ALFREDO                     0.324500                       S

            2901                JIMENEZ RODRIGUEZ ALEXANDER        0.291600                       S

            2902                TRUJILLO LUIS FELIPE                              0.296300                       S

            2903                GOMEZ GLORIA CECILIA                           0.325900                       S

            21001              AYA VICTOR RAUL                                      0.325100                       S

            21002             MONTENEGRO OREJUELA YENNY          0.331000                       S

            21003             MUÑOZ MARIA SONIA                                0.332600                       S

            21004             SANCHEZ HERNA /RAMIREZ LIGIA          0.295100                       S

            21101             AYA JANETH VICTORIA                              0.322400                       S

            21102             RODRIGUEZ OLGA YOLIMA                      0.325300                       S

            21103             VILLAMIL YENNY STELLA                           0.325600                       S

            21104              MULLER CLAUDIA PATRICIA                     0.246500                       S

            21201              SILVA BIBIANA                                             0.903500                       S

            21202             SARMIENTO PAREDES CLAUDIA             0.327900                       S

            21203             BARCO RODRIGUEZ JULIA                        0.339400                       S

            21204              ARIAS PAOLA / ROJAS MARLON              0.350800                       S

            3101                REYES SANCHEZ IRMA                             0.262500                       S

            3102                SAMACA SARA                                            0.289300                       S

            3103                GARCIA MANUEL JACINTO                       0.334900                       S

            3104                ACOSTA GLORIA                                         0.307400                       S

            3201                BARRAGAN MARTHA LILIANA                   0.326700                       S

            3202                MALAGON CLAUDIA                                   0.365300                       S

            3203                GUAPACHO MARIA L. / PERAZA                0.322300                       S

            3204                ARDILA ARIAS OSCAR ELIECER               0.315300                       S

            3301                ARENAS CARMEN EUGENIA                     0.326000                       S

            3302                BAQUERO NESTOR DARIO                       0.332300                       S

            3303                VARGAS LOZANO MAURICIO                    0.397600                       S

            3304                BEJARANO ESPERANZA / MONROY        0.291700                       S

            3401                BECERRA JORGEC/ RODRIGUEZ            0.328800                       S

            3402                ESPITIA ARCOS XUXA PAOLA                  0.332800                       S

            3403                DUARTE MARTHA LUCIA                           0.298800                       S

            3404                BRICEÑO ANDRES FELIPE                       0.327700                       S

            3501                HAKSPIEL FRANZ                                      0.339300                       S

            3502                RICCI CARLOS ARTURO                            0.328800                       S

            3503                CENTENARO ALDO MANUEL                    0.324700                       S

            3504                ROJAS CARLOS ENRIQUE                        0.413400                       S

            3601                JOSE ISMAEL FLORIDO VARGAS             0.395100                       S

            3602                CARVAJAL NUB IA AZUCENA                    0.328300                       S

            3603                JAIMES F. SANDRA PATRICIA                   0.295400                       S

            3604                RUBEN DARIO CHICA GAVIRIA                0.336100                       S

            3701                CAÑON MORENO FANNY                          0.314600                       S

            3702                NARVAEZ GARCIA ERNESTO                   0.332800                       S

            3703                ECHEVERRI VIVIANA / ECHEVERRI         0.320900                       S

            3704                CASTILLO MARIN HAROL                          0.326500                       S

            3801                RODRIGUEZ FERNANDO                           0.290900                       S

            3802                GONZALEZ RODRIGUEZ CLARA               0.328800                       S

            3803                RAMOS RIOS MARTHA                              0.284100                       S

            3804                ORTIZ HERRERA CLEMENCIA                  0.332700                       S

            3901                ROJAS CASTILLO BLANCA GEDDY          0.321100                       S

            3902                HUMBERTO CAÑON                                    0.332300                       S

            3904                CRISTANCHO YANY ENRIQUE                0.319500                       S

            31001             ROJAS MARTHA CLAUDIA                         0.304100                       S

            31002             CAMACHO LUIS ENRIQUE                         0.290900                       S

            31003              OSPINA MIGUEL ANGEL                            0.326300                       S

            31004             AGUDELO ALVAREZ ATANASIO               0.295400                       S

            31101             ZULUAGA ANGELA MARCELA                  0.331300                       S

            31102             ESGUERRA SANTOS JUAN C                   0.330700                       S

            31103              CUEVAS NESTOR ALDEMAR                    0.298100                       S

            31104             CALDERON JAIME MAURICIO                   0.326100                       S

            31201             PENAGOS LUIS A. / GALLO LINA               0.377200                       S

            31202             OSORIO DE SILVA HILDA LEONOR          0.328800                       S

            31203             ARAUJO MARIA I. / VILLALOBOS               0.325300                       S

            31204              BARRERA LUIS                                            0.329000                       S

            4101                ROJAS HENRY ALBERTO                         0.431700                       S

            4102                MALDONADO BLANCO YOLANDA            0.439100                       S

            4201                ACUÑA LIBARDO ALBERTO                      0.439500                       S

            4202                MUÑOZ GILBERTO ANTONIO                    0.460700                       S

            4301                CAMPOS NOHRA / CAMPOS IRMA           0.448600                       S

            4302                FLORIDO VARGAS JOSE ISMAEL             0.448200                       S

            4401                CORREA CAICEDO DIEGO                        0.450200                       S

            4402                MORENO NESTOR CAMILO                      0.450800                       S

            4501                DIAZ CASTRO LUZ DIVA /                           0.440200                       S

            4502                MORALES PEDRO/MONJE LUCELLY       0.448500                       S

            4601                RAMIREZ LUIS FERNANDA                       0.448400                       S

            4602                GARCIA FLOREZ LUIS FERNANDO        0.448200                       S

            4701                HOYOS MARIA NIYENELA                         0.440200                       S

            4702                VILLAMIL SANABRIA CLARIBEL                 0.444100                       S

            4801                ARIAS MARIA DEL / ARIZA HECTOR        0.460700                       S

            4802                CUELLAR MENDEZ FLOR MARIA             0.484000                       S

            4902                ARIAS DAVID FERNANDO                          0.438600                       S

41001             PINZON LUIS ANTONIO                              0.438600                       S

            41002             ALTAMAR IBETH                                          0.475400                       S

            41102             RAMIREZ GARZON LUZ ALBA                   0.482600                       S

            41201              VALENCIA CLAUDIA PATRICIA                 0.434100                       S

            41202             DAVILA VALDES ALEJANDRO                   0.450600                       S

            5101                CHACON LINA MARIA                                 0.267500                       S

            5102                CASTIBLANCO MAGDA DENIS                  0.326000                       S

            5103                BALÑOS AÑEJANDRO                                0.473400                       S

            5201                LORES ALEXANDER                                  0.332400                       S

            5202                ALBOR LEONARDO JAVIER                      0.323900                        S

            5203                BEJARANO ESPERANZA                            0.491100                       S

            5301                GARCIA ACEVEDO JAIME                         0.295300                       S

            5302                RAMIREZ CARLOS A. / LIGIA MARTINEZ 0.341300                       S

            5303                LOZANO ARCESIO                                     0.495700                       S

            5401                BARBOSA LUIS ERNESTO                         0.295300                       S

            5402                LATORRE P. ALBA PATRICIA                     0.338300                       S

            5403                MOLINA VICTOR ALONSO                        0.492200                       S

            5501                GUARNIZO B. RODRIGO                            0.295400                       S

            5502                FORERO MEDINA ANA                               0.327200                       S

            5503                ESPINEL LUIS ALEJANDRO                       0.488500                       S

            5601                BAQUERO VEGA HENRY EDUARDO        0.328300                       S

            5602                SILVA MOLANO ALBERTO                         0.295500                       S

            5603                BERMUDEZ ANA ELIZABETH                    0.490700                       S

            5701                GIRALDO ANDRES EDUARDO                  0.323700                       S

            5702                HERNANDEZ CARDENAS LIGIA I.             0.295300                       S

            5603                YVONNE ANZOLA                                       0.492400                       S

            5801                ROMERO MARIA CONSUELO                   0.346600                       S

            5802                CAMPOS ROBERTO FERNANDO             0.314000                       S

            5803                NOVOA DAMARIS YAMIT                           0.493700                       S

            5901                LOZANO BERNAL ADRIANA                      0.328000                       S

            5902                VANEGAS MAURICIO                                 0.328800                       S

            5903                ROJAS CHAPARRO JUAN CARLOS          0.499000                       S

            51001              LEON NIDIA YANETH                                  0.330700                       S

            51002              NAVARRETE NELSY                                   0.344400                        S

            51003             RODRIGUEZ C. GUILLERMO                     0.494300                       S

            51102              ACEVEDO JULIO CESAR                           0.329700                       S

            51103              OCHOA ALEXANDER                                 0.529000                       S

            51202             ALVARDO WILSON NICOLAS                    0.331400                       S

            51203             ANGULO BUSTAMANTE REINALDO         0.497300                       S

6101                ORTIZ ERIKA AMALIA                                 0.273400                       S

            6102                CARRILO MARTHA CECILIA                      0.326800                       S

            6103                BUITRAGO RODRIGO                                 0.310600                       S

            6201                SANABRIA MANTILLA MARTHA M.           0.333500                       S

            6202                GUIO JIMENEZ MARTHA CECILIA            0.324900                       S

            6203                ARIAS CARLOS ANDRES                           0.306900                       S

            6204                CASTILLO M. JOSE ERICK                         0.320500                       S

            6301                MARIA CRISTINA COBOS                           0.290300                       S

            6302                DUEÑAS FRANCISCO                                0.291700                       S

            6304                PEÑA CORTES BARBARA                          0.294900                       S

            6402                GOMEZ SERRANO RITA                             0.291800                       S

            6403                MARIÑO ADRIANA MARCELA                   0.251300                       S

            6404                OVIEDO MARTHA CATALINA                     0.247800                       S

            6501                PEÑA SANCHEZ MARIA EDITH                 0.336400                       S

            6502                ALFREDO SANDOVAL VALERA                 0.334500                       S

            6503                MOLANO JUAN CARLOS                            0.255700                       S

            6504                CLAUDIA MARELA PANCHA                      0.290700                       S

            6601                SANCHEZ LINA FERNANDA                       0.366500                       S

            6602                GONZALEZ JAIRO                                       0.365200                       S

            6603                CHAVEZ SALAZAR SILVANA                      0.285400                       S

            6604                AYA GLADYS LEONOR                               0.290600                       S

            6701                CORTES SANDRA/CORTES ADRIAN        0.301200                       S

            6702                AMAYA GOPMEZ JAVIER ALFONSO        0.335500                       S

            6703                GUEVARA ROCIO / PAUL GHANY             0.287200                       S

            6801                SUAREZ OTERO PAOLA                            0.334700                       S

            6802                VARELA GUTIERREZ WILLIAM                  0.332500                       S

            6804                AYA GUILLERMO                                        0.296500                       S

            6901                ANGELA MOSQUERA                                 0.337000                       S

            6902                LOPEZ GONZALEZ AMPARO                    0.372500                       S

            6903                JOSE H. HERNANDEZ                                0.266300                       S

            6904                SALAMANCA MARIA DEL CARMEN          0.288500                       S

            61001             ROA ANA ROSA                                           0.358800                       S

            61002             PAVA MORENO MAURICIO                         0.297200                       S

            61003              MULLERGAITAN DIANA MARIA                 0.251900                       S

            61004             BOADA C. MABEL EUGENIA                      0.286000                       S

            61101             CALDAS MARIA LEONOR                           0.338900                       S

            61102              ARIAS HERERA RAMIRO                           0.298700                       S

            61103             SALAZAR SANTAMARIA ANDRES            0.263800                       S

            61104              MOLINA OSCAR ALEJANDRO                   0.274500                       S

            61201              RANGEL ADRIANA DEL PILAR                  0.342100                       S

            61202              MARTINEZ MARIO                                      0.339400                       S

            61203             PILAR RODRIGUEZ                                    0.288700                       S

            61204             DIANA MARCELA LARA                             0.294100                       S

            7101                CASTELLANOS CARLOS EDUARDO        0.341400                       S

            7102                NARANJO RAFAEL AUGUSTO                  0.301800                       S

            7103                ORTEGA MARIA NATALIA                          0.324100                       S

            7104                DE LA ROSA MARIA ROSALBA                  0.272000                       S

7201                ALIDA MARCEL.A ROBAYO                        0.332200                       S

            7202                ARCILA PRIETO GLORIA AMPARO           0.323300                       S

            7203                OLAYA MARTINEZ WALTER A.                 0.293300                       S

            7204                REYES DIAZ MARINA                                  0.326600                       S

            7302                GALEANO HERNAN                                    0.342000                       S

            7303                SANCHEZ OCASIONES MARINA               0.295500                       S

            7304                DIANA PATRICIA FRANCO                         0.377400                       S

            7401                MESA JUDITH ELIANA                                0.296200                       S

            7402                GAITAN LOPEZ JUAN FERNANDO           0.332400                       S

            7403                RANDAZZO HUMBERTO                            0.336000                       S

            7404                ROJAS ZAMORA ELIZABETH                     0.340900                       S

            7501                MULLER CARLOS MANUEL                       0.295500                        S

            7502                GARCIA ANGEL MARIA                              0.336200                       S

            7504                AVELLO MARIA JOSEFA                            0.332200                       S

            7601                FLORIDO VARGAS JOSE ISMAEL             0.298800                       S

            7602                DEL RIO PACHECO FLOR ANGELA          0.292000                       S

            7603                SANCLEMENTE ALBA PATRICIA               0.289000                       S

            7604                CARLOS AUGUSTO CORREA                   0.326000                       S

            7702                CORTES CAMELO NATALIA                       0.363400                       S

            7703                CABALLERO CUESTAS ALVARO             0.334300                       S

            7801                NATALIA RAMIREZ                                      0.374000                       S

7802                TIERRADENTRO HORTUA TERESA         0.335600                       S

            7804                GARAY JUAN PABLO                                  0.298800                       S

            7902                CAMILO PULIDO                                          0.292200                       S

            7904                GONZALEZ N. FLOR ESMERALDA            0.305400                       S

            71001              TORRES GUSTAVO                                    0.332500                       S

71003              ALVAREZ MARTINEZ RAUL EDUARDO   0.350400                       S

            71004              MARIA CAMILA PARRA                               0.288600                       S

            71101             HERNANDEZ CARDENAS LIGIA I.             0.290600                       S

            71102             RAMIREZ MAGDA LIGIA/RODRIGUEZ      0.332000                       S

            71104             ARCHILA SILVIA HELENA                           0.322900                       S

            71201              ROJAS GARZON ABEL EDUARDO           0.343600                       S

            71202              GAITAN LOPEZ JOHANA                            0.328700                       S

            71203              HOYOS JHON                                              0.366400                       S

            71204              MELGAR ESCOBRA MARAI DE LA CRUZ 0.345100                       S

            71216              PARQ 178: VELERO CIFUENTES JHON   0.008000                       S

            712158            PARQ. 364: ALBERTO SANTA CRUZ        0.037000                       S

Quórum total 189 asistentes, y 74 poderes, para un total de 93.395160 %. Verificado el quórum, se continúa con el desarrollo del orden del día de la Asamblea.

La señora Sandra Cruz, da la bienvenida en nombre del personal de Implementar Ltda., firma administradora y agradece la puntualidad de los propietarios y apoderados.

2.               Lectura y Aprobación del orden del día.

El orden del día es aprobado por unanimidad de los asistentes.

3.               Elección de Presidente y Secretario de la Asamblea.

Acto seguido, solicita la elección del Presidente de la Asamblea, y comenta que, si es la voluntad de la Asamblea, la administración cumple la función de Secretario.

Se propone para Presidir la Asamblea al Señor Manuel García, Torre 3 apto. 103 y es aceptado por los asambleístas; quienes aprueban además, que la secretaría de la Asamblea sea ejercida por la Administradora Delegada, señora Zuly Benitez C.

4.               Nombramiento de la comisión para revisión de la presente acta.

El Presidente de la asamblea solicita la participación voluntaria de tres personas, a quienes se les enviará el borrador del acta de la Asamblea para su verificación.

Se postulan las siguientes personas:

Yaneth Rangel                        1 – 801

Nelly Campos                        4 – 301

Julia Bracho                           5 – 1202  

Estas personas son aceptadas por los asambleístas para conformar la comisión de revisión del Acta

5.               Informes.

A continuación se procede con la presentación de los informes del Consejo de Administración, Informe de Administración, e informe de Revisoría Fiscal. El señor Manuel García, Presidente de la Asamblea, les recuerda a los asambleístas que inicialmente se dará lectura a los informes y a continuación los asistentes podrán manifestar sus dudas inquietudes al respecto mediante una sóla ronda de preguntas, las cuales serán agrupadas respondidas igualmente en una sóla ronda por la Administración, el Consejo de Administración y la Revisoría Fiscal.

Informe del consejo de Administración

Manejo de residuos

En la Asamblea del año 2016, se debatió sobre este tema, buscando la posibilidad de construir un lugar de acopio de basuras sobre la calle 97, en límites con el Conjunto Residencial Portal de Pontevedra II. El Consejo de Administración solicito a la administración formalizar ante la curaduría la aprobación para construir este sitio, la curaduría informa que no es posible realizar este proyecto dado que el lugar donde se construirá es un espacio público de uso privado, por lo tanto se determina la inviabilidad de esta obra para la cual se solicitó una cuota extraordinaria.

Analizando la problemática se determinó que el problema no es el sitio donde está la basura para ser recolectada, sino que debía verse la problemática de forma integral. Una de las primeras propuestas era minimizar el tiempo de permanencia de las canecas de basuras en la calle mientras es recolectado por el camión.

Con relación a las canecas, el acopio de basuras se estaba realizando cerca a la portería vehicular en el sótano I, este sitio se cambió, trasladando el acopio para los shut de basura, pero se encuentra que los shut no están adecuados para que los residentes entreguen el material de reciclaje. Falta, señalización, no son seguros y se encuentran sucios.

Se contempló la posibilidad de utilizar los cuartos que se encuentran cerca del ascensor en el sótano I, pero esta opción también se descartó.

Se decide entonces iniciar un proyecto para la adecuación de los shut, el cual está en desarrollo, y el cual consiste en pulir el piso, cambiar el enchape que está dañado, elaborar un poyo, pintura y finalmente la señalización. La propuesta incluye la instalación de unas cortinas en PVC sobre el ducto del shut, para evitar que las bolsas salgan de las canecas al momento de caer.

Empresa de Vigilancia:

Esta tarea de evaluar la empresa de vigilancia quedo en cabeza del Consejo de Administración, se nombró una comisión la cual fue integrada por varios Consejeros como por ejemplo la señora Alcira Gómez, la señora Claudia Aldana, el señor Libardo Luque y el señor Carlos Villalba. Inicialmente se solicitaron cotizaciones a través de un estudio de mercado, para el cual se presentaron 12 empresas que visitaron el conjunto y realizaron una oferta económica. De estas ofertas económicas se seleccionaron 5 propuestas, las de las empresas seguridad Celar, Seguridad Privada Toronto, seguridad QAP, Seguridad Apolo y Seguridad Central. Se descarta una propuesta porque es demasiado baja, $ 23.111.352. Puesto que las tarifas para el servicio de vigilancia son establecidas por la Superintendencia de Vigilacia, se generaría un riesgo de que no cumplieran de manera adecuada con los salarios de los empleados. Se descartó otra propuesta por ser demasiado costosa, $ 39.036.702,

Se descartó otra propuesta porque era demasiado costosa aproximadamente 39 millones de pesos mensuales. En ese orden de ideas se analizan tres propuestas teniendo en cuenta los valores agregados que ofrecen para el Conjunto. La comisión tomó la decisión de que Seguridad Apolo Ltda continúe como proveedor del servicio, porque entrega como valor agregado, además de la recepcionista que ya está entregando, el sistema de seguridad para el control de acceso vehicular.

Tendrá lugar un proceso para la entrega de tarjetas de acceso vehicular, el cual tomará aproximadamente mes y medio.

Problemática del servicio del Gas:

Se expone de forma general la problemática como sigue: Cuando se construyeron los apartamentos en el año 2007, por parte de la construtora Amarilo se construyeron 2 clases de apartamentos, unos de área mayor y otros de área menor. Los apartamentos de mayor área si tienen los ductos para evacuación del CO2 y calentadores de 6 lt, mientras que los apartamentos de menor área no los tienen.

Según información suministrada por contratistas de gas natural, Amarilo construyó los apartamentos cumpliendo con los requisitos de la norma vigente en este momento, toda vez que a los apartamentos pequeños se les instalo un calentador de 5 litros.

Con una nueva reglamentación que entró en vigencia entre los años 2014 y 2015, se cambian las condiciones en cuánto a que esos calentadores ya no para la certificación, los mismos inspectores de gas natural solicitan el cambio de los son viables, por lo que deben cambiarse por unos de mayor capacidad. Contratistas de Gas Natural, ofrecen otros calentadores de mayor capacidad, los cuales son comprados por algunos copropietarios, trayendo como consecuencia que el sistema de ventilación como está construido, ya no es aceptable.

Las empresas certificadoras que se encuentran acreditadas para llevar a cabo las inspecciones, empiezan a entregar su informe de no conformidad a los apartamentos que inspeccionan, porque el vacío interno no cumple con la función de evacuación para la cual fue diseñado originalmente.. Se consultó a Gas Natural ESP a través de un derecho de petición, obteniendo una respuesta  muy ambigua y sin una solución clara. Se procede a consultar con contratistas avalados por Gas Natural ESP, quienes indican que la solución es construir unos ductos para la evacuación del monóxido de carbono emitido por los calentadores, proyecto que costaría aproximadamente 100 millones de pesos, excepto por los apartamentos de la torre 4 y los terminados en 3 de la torre 5, quienes ya cuentan con los ductos.

Se realizó una consulta a otra empresa especializada, la cual plantea otra solución, que consistiría en instalar unas rejillas en la ventana de la sala de cada apartamento. En esta opción, se debe quitar una ventana de la sala y reemplazarla por un vidrio normal, quitar la puerta de la cocina, o hacerle una rejilla a dicha puerta.

La señora Claudia Aldana miembro del Consejo de administración toma la palabra y les comenta que dependiendo del contratista que realizó la inspección se le dio una solución no siempre igual a cada copropietario. Se debe tomar una decisión al respecto, no en ésta, pero si en la próxima Asamblea.

Algunos apartamentos ya están certificados y otros aún están pendientes de certificación y este es la problemática que encontrarán una vez se lleva a cabo la respectiva inspección.

La situación actual es que se sigue recopilando información sobre esta problemática, para que sea más completa la información incluyendo precios.

Frente de seguridad:

Se informa a la asamblea que se mantiene el esquema de seguridad con los Conjuntos de Pontevedra Casas, Portal de Pontevedra I, II y III, Gran Reserva de Pontevedra y Mazco.

Se hace la invitación a la Asamblea, para que en caso que se conozca a vecinos residentes en los conjuntos aledaños, como por ejemplo parque central de Pontevedra, y Mirador de Pontevedra, para que los inviten a que se unan al esquema de seguridad.

Se presenta un cuadro comparativo con eventos de inseguridad presentados en la zona donde se puede concluir que el incremento entre 2015 y 2016 es muy alto, en lo que tiene que ver con intento de hurto, consumo de alucinógenos, entre otros. El incremento se debe al operativo realizado en el Bronx, centro de la ciudad, donde estas personas se han desplazado por diferentes zonas y el otro evento importante fue la entrada en funcionamiento del centro empresarial que da acceso a la zona por otras vías.

Permanentemente quienes están en las redes del frente de seguridad del whatsapp se encuentran día a día eventos de consumo de drogas ilícitas e inteligencia a las viviendas de las zonas.

INFORME DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA

La señora Sandra Cruz, hace una presentación de la señora Zuly Benitez C., quien está en el Conjunto desde el mes de octubre del año 2016, dado que la señora María Pérez, anterior administradora por temas de salud no pudo continuar en el cargo de Administradora Delegada. La señora Zuly Benítez C. hace una presentación gráfica de los temas más importantes que se desarrollaron durante el año en curso, a continuación, se anexa el informe que se colocó en el Blog del Conjunto.

INFORME DE GESTION ADMINISTRATIVA

CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE PONTEVEDRA

ENERO 1° A DICIEMBRE 31 DE 2016

Como Representante Legal del CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE PONTEVEDRA, presento el informe, de la gestión administrativa correspondiente al año inmediatamente anterior, que contó con la participación efectiva del Consejo de Administración. Con su acompañamiento, seguimiento y control permanente, se generaron los resultados que ponemos en su conocimiento, incluyendo entre otros la valoración de riesgos y el plan de inversiones, que fueron estudiados y avalados en estrecha colaboración, supervisión y control de la Revisora Fiscal.

A continuación, se relacionan las actividades realizadas durante el periodo de la siguiente manera:

1.      MANTENIMIENTO GENERAL

1.1.                         Reparaciones Locativas

Para mantener el valor de la copropiedad, se han realizado diferentes actividades de mantenimiento a saber:

-         Se realizó el cambio de un codo y un tubo en el cuarto de las bombas hidráulicas, el daño ocasiono un recalentamiento en una de las motobombas, por este daño se realizó reclamación a la seguradora con respuesta positiva.

-         Se realizó el cambio de un tubo de aguas lluvias, que estaba fisurado.

-         Se revisó continuamente la iluminación del Conjunto, y se cambiaron los bombillos corrientes y ahorradores por LED, además en los sótanos se está implementando la tecnología LED, en la medida en que se ha requerido el cambio de luminarias.

-         Se realizó el lavado de las cajas de aguas lluvias, por parte de la administración con apoyo de personal de IMPLEMENTAR LTDA, sin costo adicional.

-         Se destaparon tuberías que se encontraban obstruidas, por material graso que se compacta, aparentemente por residuos desechados por los sifones de las cocinas de los apartamentos.

-         Se hizo mantenimiento de las siete puertas de ingreso peatonal de las torres y de las puertas peatonales de la recepción.

-         Se realizó reparación de las puertas del salón social del segundo piso.

-         Se lavó el tanque de agua potable dos veces durante el año 2016.

-         Se realizó la limpieza de los pozos eyectores y el mantenimiento de las cuatro bombas eyectoras existentes.

-         Se hizo limpieza de las cajas desarenadoras.

-         Se hizo limpieza de las cajas de aguas negras.

-         Se han reemplazado las plaquetas de los ductos de basuras que por diferentes circunstancias se han caído, pero a diario se presentan problemas ya que algunas personas envían por los ductos bolsas sobredimensionadas y cajas de pizza que los obstruyen.

-         Se hizo reposición y mantenimiento de los avisos informativos dentro de las diferentes zonas del Conjunto; también se colocaron algunos nuevos.

-         Se realizó mantenimiento a la cerca eléctrica.

-         Se cambiaron tubos galvanizados por tubos de PVC, en los ductos de los registros de entrada de agua, en gran número de apartamentos, correspondiéndole el pago según el sitio del daño, al propietario del apartamento o a la administración.

-         Se realizó limpieza y mantenimiento de las cubiertas de todas las torres.

-         Se realizó por parte de Amarilo SAS la reparación del BBQ.

-         Se realizó la reparación de la culata de la torre III, queda hacia el caño.

-         Se realizó el retiro de equipos de la empresa Super Cable que permanecían en el Conjunto sin necesidad.

-         Se realizó la pintura de las cestas de basuras colocadas en la plazoleta con anticorrosivo y pintura gris.

-         Se realizó cambio de los chalecos para identificar a los domiciliarios.

-         Se instaló brazo hidráulico a la puerta de entrada vehicular de residentes.

-         Se realizó la instalación de un aviso de ingreso y salida vehicular.

-         Se realizó pintura del salón comunal del primer piso.

-         Se realizó cambio de los guardaescobas de los dos salones comunales.

-         Se realizó la reparación de las rejillas de los sótanos.

-         Se realizó la instalación de los bujes de las puertas de ingreso de las torres 1 y 7.

-         Se realizó pintura y mantenimiento de los muros del ascensor en los sótanos de las torres 6 y 5.

-         Se realizó la instalación de esquineros en los pisos del sótano 1 y sótano 2, de la torre 1.

-         Se realizó pintura del techo de la entrada vehicular de visitantes.

-         Por parte de la aseguradora CHUBB se repararon tubos de agua potable, que presentaron roturas. Estas reparaciones han requerido cortes de agua.

-         Se destaparon tuberías.

-         Se repararon jardineras que tenían filtración.

-         Se realizó reparación de la rampa de acceso vehicular.

1.2.                         Equipos

Ascensores:

-       Se realizó mantenimiento preventivo y correctivo de ascensores, por parte de ESTILO INGENIERÍA S.A., también respondieron a todos los llamados de emergencia. Por altibajos de energía se han presentado bloqueos en los ascensores; se han hecho revisiones especiales en estas torres para poder estableces que es lo que está fallando.

-       Se realizó la instalación de un regulador de voltaje en el ascensor de la torre 6, para evitar los bloqueos continuos.

Sistema Hidráulico:

-       Se realizó mantenimiento preventivo y correctivo del sistema hidráulico mensualmente.

-       Se requiere cambio de electrobomba No. 2.

-       Se realizó el cambio del sello mecánico de una motobomba.

-       Se realizó el cambio de contactores.

-       Se realizó el cambio del breaker totalizador.

Cámaras:

-       Se realizó mantenimiento correctivo en las cámaras que conforman el circuito cerrado de televisión.

Citofonía:

-       Se realizó mantenimiento preventivo y correctivo al sistema de citofonía.

Extintores:

-       Cumpliendo con las normas de seguridad y prevención de desastres, se hizo la recarga anual de los extintores.

Planta eléctrica:

-       Se realizó mantenimiento a la planta eléctrica, y se mantiene el nivel apropiado de ACPM, de los líquidos de las baterías y el aceite, a fin de que responda sin problemas a los cortes de energía que se presenten.

Gimnasio:

-       Se realizó el mantenimiento de los elementos del gimnasio.

Video Proyector:

Se realizó la compra de un video proyector (video beam) para uso de la administración

2.      PRESENTACION Y ORNATO

-         Para el aseo y mantenimiento de las zonas comunes, se tiene contrato con IMPLEMENTAR ASEO Y MANTENIMIENTO LTDA, con cuatro (4) aseadoras y un (1) todero básico, que laboran a tiempo completo de lunes a viernes y sábado medio tiempo. Se realizan brigadas de limpieza todos los jueves, y cada 6 meses se desarrollan brigadas de limpieza específicas, con personal supernumerario que envía la compañía sin costo adicional para el Conjunto.

-         Se realiza la poda de prados, arbustos, plantas ornamentales, remoción de tierra y fumigación de los jardines.

-         Se limpian permanentemente las paredes de los puntos fijos de las torres.

-         Se hizo fumigación general contra toda clase de insectos tres veces al año y desratización de áreas comunes, las veces que se ha requerido, ya que por la sequia han llegado roedores y reptiles al sótano, aparentemente por la tubería de aguas lluvia.

-         Se realiza fumigación de los cuartos de basuras cada 15 días.

-         Se lavan semanalmente las canecas colectoras de basura; y los depósitos de basura de cada torre se lavan dos veces por semana.

3.      ADMINISTRATIVOS Y CARTERA:

-         Con CHUBB de Colombia, se adquirió la Póliza, con cubrimiento del 100% del costo de reconstrucción para zonas comunes.

-         Se realizó trámite ante la curaduría No. 1 para la aprobación de la construcción de un sitio de adecuación del sitio de acopio de basuras.

-         Archivo y manejo de la correspondencia del Conjunto

-         Se empastaron los libros contables del año 2015.

-         Se ofició y cobró multas a las personas que han contravenido el Reglamento de Propiedad Horizontal, y/o el Manual de Convivencia

-         Se participó activamente en el seguimiento del Frente de Seguridad obteniendo resultados positivos.

-         Se realizó la entrega de una silla de ruedas para el Conjunto de parte de la seguradora como valor agregado.

-         Se hizo entrega del aguinaldo navideño al personal de vigilancia y aseo que labora para el Conjunto. Además se distribuyó $5.468.300 dinero colectado en la urna que dispuesta en la recepción del Conjunto; el personal de Vigilancia y Aseo les agradecen a los residentes su colaboración.

-         Se radico derecho de petición ante Gas Natural ESP, dada la situación presentada con la certificación quinquenal del servicio.

3.1 CARTERA: A 31 de diciembre la cartera asciende a $ 16.639.579.

-       Torre 1 con un valor de $ 2.405.140 representa un porcentaje del 15%.

-       Torre 2 con un valor de $ 1.635.395 representa un porcentaje del 10%.

-       Torre 3 con un valor de $ 3.112.500 representa un porcentaje del 19%.

-       Torre 4 con un valor de $ 1.729.000 representa un porcentaje del 10%.

-       Torre 5 con un valor de $ 2.662.800 representa un porcentaje del 16%.

-       Torre 6 con un valor de $ 2.662.800 representa un porcentaje del 16%.

-       Torre 7 con un valor de $ 2.337.740 representa un porcentaje del 14%.

Se suspendieron casilleros a los apartamentos a Diciembre 31 de 2016

-       1-803: John Alexander Caldas / Elizabeth Melo

-       2-901: Alexander Jiménez Rodríguez

-       3-604: Rubén Darío Chica/Javier Darío Chica/Maritza Rivera

-       6-803: Patricia García P, Pablo Emilio Silvera, Adriana Castro

-       7-603: Alba Patricia Sanclemente

Se realizaron acuerdos de pago con los siguientes apartamentos a Diciembre 31 de 2016

-       1-104: Biviana López García/ Fabio Leal / Claudia Mantilla

-       1-501: María L. Gómez / Joseph Castillo / Sandra Liliana Botón

-       2-402: Claudia Liliana Serrano

-       6-503: Juan Carlos Molano / Sandra Magaly Montenegro

-       6-904: Paola A. Parra

4.      SEGURIDAD

-         La empresa SEGURIDAD APOLO LTDA. continúa prestando el servicio de vigilancia con cuatro (4) turnos de vigilancia 24 horas y una recepcionista de tiempo completo.

-         Se renovó el contrato por dos (2) años, obteniendo como valor agregado el sistema de acceso vehicular y el servicio de recepcionista.

-       Como valor agregado la de Seguridad Apolo está instalando el sistema de acceso vehicular con talanqueras en la entrada del sótano de residentes con tarjetas de proximidad; Para el ingreso peatonal por la recepción se está instalando lectores de huellas y tarjeta de proximidad Adicional, se está instalando para el registro de visitantes el sotfware que los identificará con fotografía.

-         Se han implementado controles sugeridos por la Administración, por los propietarios, o que han surgido en las reuniones de Consejo de Administración.

-         Se mantiene comunicación permanente con la policía del cuadrante de la zona, haciendo más ágil y rápida la acción de los uniformados.

-         Seguridad Apolo en días especiales envía un refuerzo de vigilancia sin costo adicional para el Conjunto (día sin carro y puentes festivos)

-         Se han desarrollado reuniones con la Alcaldía y la Policía de Suba para poder hacer frente a la inseguridad de la zona.

-         Se realizó verificación de antecedentes a las empleadas del servicio doméstico, iniciativa de la empresa de seguridad Apolo.

5.      ASPECTOS LEGALES

-         Se han realizado cobros pre-jurídicos a propietarios con tres cuotas en mora, se han firmado acuerdos de pago y se consiguieron pagos importantes, con el resultado actual en donde al corte de 31 de diciembre de 2016, solo había dos apartamentos en mora por más de $1´000.000.

-         Todas las personas que trabajan para el Conjunto tales como: personal de vigilancia, personal de servicios generales y administrador, cuentan con sus respectivas afiliaciones a salud, seguridad social y riesgos profesionales.

-         Se presentaron los medios magnéticos ante la DIAN y los medios distritales.

-         Se pagó mes a mes la retención en la fuente.

-         Se actualizó la representación legal al Conjunto.

-         Del dinero que por Ley se envía al fondo de imprevistos, se constituyó un CDT, por $35.117.717 a una tasa de interés de 5.50% efectivo anual.

6.      CONVIVENCIA

El Comité de Convivencia ha brindado apoyo en los aspectos que a continuación se relacionan:

-         Celebración de la fiesta de integración, que también contó con animación musical. Participaron 54 personas.

-         Celebración del día de los niños, con la participación de 60 niños.

-         Celebración del primer día de la novena de aguinaldo, con la participación de 70 residentes.

-         Se realizó censo de mascotas teniendo 79 perros, 9 gatos, acuarios y pájaros y conferencia sobre manejo de mascotas. Asistieron 26 propietarios de perros.

CONSTRUCCIÓN DE ESPACIO PARA BASURAS:

-       Este proyecto no se pudo desarrollar, porque la Curaduría y la Personería no aprobaron el permiso para la construcción, debido a que el sitio en donde se había proyectado la construcción es considerado ESPACIO PÚBLICO DE USO RESTRINGIDO.

-       En los planos del conjunto el sitio en donde está actualmente el bicicletero, es el espacio destinado por la constructora y aprobado por la Curaduría para el acopio de las basuras.

-       Para disminuir el impacto, se acordó con la persona que hace el reciclaje, sacar la basura después de las 8 pm.

7.      ASPECTOS FINANCIEROS:

Al consolidar las cifras al cierre del período, contabilizamos un excedente de $ 4.715.174 el cual evaluamos satisfactorio, si observamos los ingresos, obtuvimos un 3% adicional, gracias principalmente a rubros como intereses de mora, alquiler de los salones, pagos por parqueaderos de visitantes, inasistencia a la Asamblea General Ordinaria de 2016 y contravenciones al Manual de Convivencia. De acuerdo con los informes presentados por el Contador y la Revisora Fiscal.

8.      PROYECTO DE INVERSION 2017

Se somete a consideración de la Asamblea General Ordinaria los siguientes proyectos de inversión:

1. Impermeabilización del Tanque de agua potable, que almacena aproximadamente 300 m3. Presenta una grieta que debe ser reparada sellándola interior y exteriormente, instalando además una membrana de PVC marca Sika o Toxement.
2. Cambio de dos (2) motobombas del sistema hidráulico por terminación de su vida útil.
3. Goteras parqueaderos
4. Cámaras en los sótanos y domos, Cuarto de monitoreo de cámaras, y adecuaciones eléctricas para el cuarto de monitoreo.
5. Arreglo y adecuación de la recepción.
6. Pisos dañados de las torres 6 y 7, algunos de la 4.
7. Señalización de los shut de acopio de las basuras.
8. Maquinas del Gimnasio

A 31 de diciembre 2016 el saldo de la cuota extraordinaria que no se ha ejecutado por valor de $ 25.455.611,00, este valor se encuentra disponible en su totalidad.

Para concluir, nos permitimos agradecer al Consejo de Administración y al Comité de Convivencia por su contribución permanente con la cultura y las relaciones de vecindad, a todos y a cada uno de los propietarios por su colaboración y por los pronunciamientos para adoptar los correctivos necesarios del servicio mediante inquietudes y sugerencias, qué en el transcurso del período, se constituyeron en elementos para la mejora en el ejercicio de la gestión Administrativa.

Cordialmente,

MARCO HERNANDO CARRILLO P                             ZULY BENITEZ C.

Representante Legal                                                    Administradora Delegada

IMPLEMENTAR LTDA.                                                IMPLEMETAR LTDA.

Se inicia a escuchar las inquietudes y comentarios respecto a los informes presentados:

-       Osca Ardila Apto 3-204, comenta que el tema del Gas Natural se compartió con la personería de Bogotá, y se encuentra que muchas entidades supervisan, pero a la vez nadie supervisa. Sugiere a la administración que se redacte un derecho de petición al Ministerio de Minas y Energía para que sean ellos quienes den una instrucción clara de la solución.

Respecto a las basuras para su opinión personal fue innecesario la consulta que se elevó a la curaduría ya que 2015 se dio una repuesta por parte de planeación donde se informaba que construir este acopia de basuras no era viable.

-       Yaneth Rangel Apto 1-801, quisiera saber si al entrar en vigencia esta norma y se realicen los cambios propuestos se afecta la estructura del conjunto y se realicen cambios sobre un bien ya adquirido.

Sobre la movilidad propone que se coordine con la secretaria de movilidad, la ubicación de señalización de prohibido parquear en el éxito express ya que se ha convertido un parqueadero de vehículos.

-       Martha Rojas Apto 3-1001, Solicita que le Consejo tome una medida sobre el profesor que da clases los domingos en la mañana en el parque que da con el canal, puesto que su derecho al deporte afecta el derecho al descanso de los residentes.

Que acciones ha tomado el Consejo frente a la entrada en funcionalidad el centro empresarial desde el punto de vista de la seguridad y por el problema de la movilidad.

Instaló un calentador donde se le solicito abrir un hueco en la ventana de la cocina y quiere saber si esto está bien o no.

-       Clemencia Ortiz Apto 3-804, Hace 5 años se presentó un problema con el Gas Natural. Presento un derecho de petición, instaló un calentador de tiro forzado, realizaron la inspección y sin ningún problema entregaron la certificación, en su opinión construir los ductos es muy costoso.

-       Paola Polonia Apto 1-504, Su apartamento cumple, todos los electrodomésticos cumplen, pero por residentes que tienen calentadores de tiro forzado que evacuan al ducto de ventilación no entregaron la certificación y preguntan que se va hacer al respecto.

-       Carolina Ortega Apto 2 -301, Respecto a los valores integrados de la empresa de seguridad con relación a los sistemas de acceso, pregunta si estos formarán parte de los activos fijos del Conjunto.

También pregunta si se ha evaluado la empresa del servicio de aseo, así como la empresa de vigilancia.

-       Nelly Cala Apto 1-602, Informa que ese mantenimiento que se informa en el gimnasio no se nota, sugiere buscar una empresa especialista, es decir, en lo posible que tenga representación de la misma marca de las maquinas. Resalta el mal uso que se les da a las maquinas por parte de los usuarios.

La mesa de ping – pong no se usa adecuadamente ya que los usuarios colocan todos elementos en la mesa incluidas las pesas.

-       Clemencia Ortiz Apto 3 – 804, Sugiere conseguir una carpa para tapar las canecas de basuras mientras el camión hace la recolección.

Respecto a los controles del acceso se debe pedir póliza, puesto que pueden ocurrir accidentes cuando se desajustan y caer sobre los vehículos, ocasionando daños, también se debe socializar de manera clara con todos los residentes para que se dé el uso adecuado del sistema.

Informa que su depósito fue saqueado. Inicialmente pensó que solo le habían sacado unas herramientas, pero en diciembre cuando fue a buscar sus elementos de decoración navideña detectó que también se llevaron estos elementos.

Está pendiente fumigar los jardines ya que las plantas que se sembraron se las comió un animal, y no se hace nada si se cambian las plantas y no se mantienen.

-       Rosalba De La Rosa Apto 7-104, Qué ha hecho la administración en cuanto al cruce hacia la Boyacá ya que los vehículos tienen cruce hacia todos los sentidos y el peatón es el afectado, se sugiere instalar un semáforo o reductores de velocidad, porque al pare que está señalizado, nadie le hace caso.

La huella se va a manejar para el ingreso vehicular, este tema aun no es claro, pero en su opinión la huella es algo muy personal, pero si la huella es para los visitantes es un buen sistema para mejorar la seguridad de las personas que ingresan al Conjunto.

Por qué se cambiaron los muebles de la sala de la portería y bajo que parámetros se cambiaron?.

-       Jorge Enrique Becerra Apto 3-401, Pregunta si es viable que la seguridad externa sea extensible hasta las 9 pm, porque en días anteriores a un familiar le quitaron el celular.

-       Mario Martínez Apto 6-1202, Respecto al asunto del gas. Debemos verificar que estén avalados por Gas Natural, los técnicos que realizan la inspección deben traer equipos adecuados para medir el monóxido y preguntarles que norma es la que se esta aplicando.

-       Ana Milena Contreras Apto 2-401. Los cambios o modificaciones a que haya lugar con relación a los cambios en la norma correspondiente, no se decidirán hasta tanto el Consejo no tenga clara la normatividad, y que se cumpliría con dicha norma si la administración no hubiera tapado con techo los patios de los apartamentos del primer piso, que esta es la razón por la cual se ven obligados a construir los ductos. Adicionalmente, por un usuario que tenga un calentador de tiro forzado todos deben construir los ductos, y una vez se construyan ya no se pueden instalar más este tipo de calentadores.

También pregunta respecto al doble sentido de la calle 98, ya queda en un solo sentido o hay algo que se pueda hacer.

-       María Escobar Apto 1 – 402, Informa que su parqueadero queda frente al shut de la torre 1 y cada vez que ingresa solicita el favor de que muevan el reciclaje para poder parquear, solicita el favor que den instrucciones la personal para que esto no vuelva a ocurrir.

-       Heydi Ariza Torre 1 -1102 Pregunta respecto a la huella, la huella es solo para los visitantes o también para los residentes. Este sistema se instalará solo en la portería o también en las torres, su pregunta se da, debido a que conoce respecto a otro conjunto donde manejan el sistema y cuando se registró un temblor, el sistema colapso.

La semana pasada se realizó la visita por parte de Gas Natural, le hicieron cambiar el calentador y la certificaron y pregunta si esto ya resuelve todo el problema o no.

-       Blanca Rojas Apto 3-901 Respecto a la obra de los shut, considera que si este ya es el sitio que se decidió para ser el acopio de basuras se debe enchapar totalmente ya que eso permite que sea más aseado, la pulida del piso no va a quedar bien, a menos que se enchape totalmente.

Solicita que se informe de manera más amplia el funcionamiento del sistema de ingreso con tarjetas y huellas y qué medidas se han contemplado en caso del que el sistema no funcione.

En cuanto al tema del Gas Natural, nota que no hay un concepto unificado de las entidades que regulan este tema y cualquier medida que se realice debe ser grupal, y no individual, porque enviándolo de forma individual, es más probable que se rechace por parte del prestador de servicios.

Manifiesta su inconformidad respecto a una gotera que tiene en su parqueadero hace 6 meses, la administración le respondió que ya estaba el presupuesto, que él fue tolerante en cuanto al tiempo de lluvia, pero aún no han realizado la reparación, pregunta si debe esperar 6 meses para que se presenten más goteras y así poder repararlas.

Faltó planeación en cuanto al contrato de los shut estaba de viaje y cuando regreso el carro estaba totalmente sucio, la administración responde sencillamente que el contratista le va a pagar la enjuagada del carro, pero no se trata de eso se trata de planear de manera adecuada las actividades para evitar este tipo de inconvenientes.

-       Carlos Villalba 3-1201: El personal de aseo está trabajo hasta el sábado a medio día, los domingos y los días festivo no, pero estos días el desaseo es impresionante igual que el shut, propone que a manera de valor agregado, IMPLEMENTAR LTDA suministre una persona para que esté los domingos y festivo para que este pendiente de la entradas de las torres y los shut.

-       Marlene Neira Apto 1- 1003: El primer piso de la torre 1, está totalmente chiteado hace muchos años, ella hablo con María y se dijo que se iba a cambiar, pero no se realizó dicho cambio.

El ascensor de la torre suena mucho y es muy lento le preocupa que se presente una emergencia.

El botón para salir de la torre I, quedo en el lado contrario y dificulta la apertura. En cuanto al Gas Natural, resalta que las leyes no son retroactivas. Cuando iniciaron las inspecciones y amenazaron con cortar el servicio, ella dijo que cortara el gas y ella cambiaba todo por eléctrico y la persona le respondió que no era para tanto, y si todos presionamos a Gas Natural con cambiarnos todos a eléctrico ellos van a sentir la pérdida de 300 apartamentos.

-       María Melgar Apto 7-1204, Tiene una duda con la administración respecto a que gestión se adelantó respecto a la filtración de agua que se presenta en la época de lluvia ya que todos los parqueaderos que colindan con el caño se inundan.

-       Diego Correa Apto 4-401: Hace unos 6 u 8 año está diciendo que su parqueadero esta agrietado y cae un líquido blanco que daña sus vehículos, por último, la señora Zuly le dio la orden de mandar arreglar el carro, pero hasta el momento no se ha realizado el reembolso.

-       Nidia León Apto 7 -1001, Respecto al servicio del Gas Natural, en su caso tendrían que certificarla nuevamente en dos años, solicita que se resuelva esta situación lo antes posible.

Respecto al olor de basuras en los pisos es muy fuerte y permanente. Pregunta si esta obra que se está adelantando resuelve el problema de olor de basuras en los shut.

-       Marina Reyes Apto 7-204, Su inquietud es respecto a la cartera de 16 millones, pregunta que pasa con estos deudores además de recordarles que su obligación como residentes es pagar a tiempo.

Con relación a los 76 perros que tiene el Conjunto y solo 26 asisten a la reunión, recalca que las personas que tienen perros deben estar al tanto de estos animales son como unos niños, y los tenedores de las mascotas deben ser responsables de ellas, y para nada dejarlos solos.

Indica sobre la entrada y salida de trasteos en la torre 7, puesto que bajaron un trasteo por el balcón y pelaron todas las barandas además a los daños en la pintura. Pregunta quienes son los responsables de estos daños.

-       Lucinda De Silva Apto 602 -5, El mantenimiento del ascensor es mensual, pero el botón del piso no sirve y se deben bajar en un piso arriba o uno abajo.

-       Diana Campos Apto 5- 802, Sugiere el cambio del personal de vigilancia ya que se ha comprobado que ellos en ocasiones no se comportan de manera adecuada, esto debido a que ha encontrado a los vigilantes afuera, sentados en plena conversación, en su caso personal no le parece conveniente que los vigilantes conozcan a qué hora sale o a qué hora ingresa.

-       Nelly Cala Apto 1 – 602, comenta que en una ocasión las niñas de la portería dejan ingresar personas sin conocerlas y en horas pico, la puerta permanece abierta y entran y salen sin ningún problema.

-       Rodrigo García Apto 1-1202, le inquieta profundamente el ingreso vehicular al barrio.

-       Jaime Calderón Apto 3-1104, Sugiere que para dar funcionamiento al sistema de huellas dactilares se debe consultar la ley del Habeas Data, ya que hay personas que manifiestan su preocupación respeto al uso de su información.

Respuestas:

El señor Manuel García inicia dando respuesta a los temas que son externos al Conjunto:

-       Respecto al sentido de la calle 98, se presentó un derecho de petición ante la secretaria de movilidad donde se manifiesta que la compañía Amarilo SAS no tuvo en cuenta a toda la comunidad, la respuesta para dejar esa vía en doble sentido fue negativa y responden que ya se realizó un estudio de movilidad y la calle quedara en un solo sentido.

También se formó un grupo de trabajo donde la comunidad está invitada a participar para continuar haciendo presión sobre este tema

-       Con relación a los temas de espacio público, no solo las clases de futbol, cualquier venta ambulante debe ser rechazada porque esto fomenta la inseguridad en la zona. Con base en el Código de Policía, se está generando comparendos de manera pedagógica, hay unos operativos policiales autorizados que se llevaran a cabo en los próximos días para levantar las ventas ambulantes.

-       Sobre el horario de los motorizados más tarde en la noche, se indica que en este momento hay dos motorizados en el día y uno 24 horas. Con el presupuesto que hay, no se puede incrementar el número, la invitación es que se vinculen más conjuntos para incrementar el número de motorizados.

-       En cuanto a las mascotas hay una propuesta que se presentara más adelante sobre la modificación de las sanciones.

-       Se realizará la divulgación del código de policía en los próximos días por parte de la policía.

-       El cuanto al gimnasio y al deterioro de las maquinas se presentará una propuesta al respecto para invertir un presupuesto para restaurar estas máquinas.

-       Los jardines se están mejorando de manera gradual, pero se está invirtiendo para mejorarlos.

-       La propuesta para que todos los usuarios cambien el calentador a gas por duchas eléctricas, no es viable porque la subestación eléctrica no podría soportar esa carga adicional.

-       Para evaluar la empresa de seguridad y de aseo, esta asignación queda a cargo del nuevo consejo de administración.

-       Dentro de la mesa de trabajo que se organizó con la comunidad se está trabajando respecto al sentido de la calle 98, además de los vehículos que parquean frente al conjunto, se solicitaron operativos por parte de la policía de tránsito para que procedan a levantar los vehículos.

-       El señor Libardo Luque, comenta que es preocupante la instalación de electrodomésticos eléctricos, pero si todos los residentes realizan el cambio la planta eléctrica no daría a basto para esta sobre carga.

-       En cuanto al daño de la pintura del carro este tema será evaluado en el Consejo.

-       En cuanto a la salida de trasteos se entrega siempre un depósito, y sobre ese depósito se cobra los daños que puedan ocurrir.

-       La señora Claudia Aldana, responde en cuanto al sistema de ingreso, que se considera propiedad del conjunto y son activos fijos del mismo. Igualmente las cámaras que en su momento entrega la empresa de vigilancia ya son del Conjunto. En cuanto al tema del gas quiere aclarar que este tema se analizó en varias reuniones se solicitó acompañamiento de empresas especializadas, el ducto que se deben construir es comunitario y no individual.

-       También comenta que los muebles se cambiaron por su estado se encontraban rotos y se decidió comprar otros.

-       El señor Darío Briceño, al escuchar todas las quejas y reclamos, indica al respecto, que se han dado mejoras en muchos aspectos, pero el tema más delicado y que no se pude dilatar, es poder cumplir con la reglamentación de la emisión de gases por los calentadores, este tema es de conveniencia de todos y no solo de los que faltan por certificarse, por lo tanto reitera la invitación a que se abordé este tema con responsabilidad para cumplir con la norma.

-       Este tema ya queda en responsabilidad del nuevo Consejo de Administración y en su opinión, si fuera necesario, se debería convocar una Asamblea Extraordinaria para desarrollar este tema.

-       La Revisora Fiscal comenta que el cierre de la cartera a diciembre 31 fue de $ 16. 639.570, es una cartera sana en comparación con los ingresos recibidos anualmente, el cobro jurídico y pre-jurídico lo maneja la administración.

La señora Zuly Benitez procede a dar respuesta a las preguntas:

-       La cartera es sana se tiene acuerdo de pago con 5 apartamentos los cuales están disminuyendo sus deudas y otros 4 están en proceso con el abogado.

-       Dentro del contrato de las talanqueras se exigieron pólizas y la garantía es de un año.

-       El sistema de acceso vehicular funcionará con tarjetas de proximidad y el ingreso vehicular a través de huella en caso de que se presente alguna novedad con la huella se activará tarjeta de proximidad para el ingreso peatonal al Conjunto, pero más adelante se dará un instructivo detallado al respecto.

-       Se les recomienda el uso adecuado de las tarjetas de proximidad en caso de pérdida se debe reportar en la administración para desactivarla, porque queda expuesta la seguridad del conjunto.

-       En cuanto a los ascensores por confirmación de la empresa encargada del mantenimiento por su modelo y forma de operar se va a generar ruido al momento de arrancar y de parar, para los botones que fallan se procederá a verificar y reportar el daño.

-       Durante la época de lluvias se reportaron aproximadamente 21 goteras en los parqueaderos, en el caso puntual de la señora Blanca, el Consejo de administración aprobó el presupuesto, pero por la época de lluvia no se logró trabajar y se elevó el presupuesto, en proposiciones y varios se les solicitará a la Asamblea un presupuesto para intervenir estas filtraciones.

-       En cuanto a las novedades de los sótanos se trae una propuesta para la instalación de cámaras.

-       En la obra de los shut no se contempló el enchape total de las paredes, la parte que no tiene enchape se pintura con una pintura lavable.

-       El caso puntual del señor Diego Correa debe ser manifestado al Consejo.

-       Se someterá a la aprobación de la Asamblea una propuesta para la remodelación de la portería.

INFORME Y DICTAMEN DE REVISORIA FISCAL

La señora Claudia Mónica Velandia Revisora Fiscal, indica que el estado de situación financiera del Conjunto se ha registrado mes a mes balances, contratos, pólizas.

Se obtuvo toda la información contable para su auditoria, se realizan inspecciones periódicas de los contratos, arqueos de caja. Como parte de las tareas establecidas por parte de la Asamblea de Copropietarios de 2016, fue importante el trabajo de realizo el consejo para la evaluación de la empresa de vigilancia se conformó un comité de seis personas que visitaron las empresas preseleccionadas y dedicaron un tiempo prudente para evaluar este tema.

Los fondos para la construcción del acopio de basuras que se recolectaron a través de cuota extra-ordinaria, se encuentran debidamente custodiados siempre se ha velado para que los recursos de la copropiedad estén bien custodiados y está a disposición de la Asamblea.  

En cuanto a los actos administrativos, se maneja la póliza para áreas comunes y está cubierto el 100 % del valor del Conjunto, los equipos como cámaras y las talanqueras son de propiedad del Conjunto, y se incluyen dentro de la póliza. Para las inversiones realizadas tanto para el shut como para el sistema de ingreso, no se requirió solicitar la recolección de una cuota extraordinaria, puesto que el presupuesto del año 2016 permitió que se realizaran estas obras.

El fondo de imprevistos se encuentra al 100% en un CDT y en una cuenta de ahorros, disponible para una eventualidad.

Dentro de los actos de Consejo se reunieron de manera de manera periódica, pero solicita a la Asamblea que las personas que trabajan en el Consejo deben trabajar de manera colectiva y en pro de la comunidad y no de manera individual, se retiraron dos Consejeros, esto hizo que las reuniones fueran más densas por el quorum, y es necesaria la colaboración de los miembros del Consejo para que se responsabilicen y asistan a las reuniones para beneficiar a la comunidad.

El comité de convivencia tiene reuniones periódicas, es importante que todos conozcan el manual de convivencia para darle cumplimiento y así mantener una sana convivencia entre los residentes del Conjunto.

En cuanto al dictamen se encuentra sin salvedad, es un protocolo, se vela por que las empresas con las que se mantienen contratos mantengan su seguridad social y su Arl, se realiza un control interno.

Se están realizando las debidas contabilizaciones, se mantiene el software contable y el Conjunto actualmente no presenta ninguna demanda.

Se anexa el dictamen respectivo,

CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE PONTEVEDRA

INFORE Y DICTAMEN ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS POR LOS AÑOS  2016 VRS 2015

Bogotá, Febrero del 2017.,

Señores

ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS

Conjunto Residencial Portal de Pontevedra

Ciudad.

ESTADO DE SITUACION FINANCIERA.

En calidad de revisora fiscal y en cumplimento de mis funciones establecidas en la ley 43 de 1991, Código de Comercio Art. 207,208 y 209, Ley 675 del 2001 (Art. 57) y Reglamento de propiedad Horizontal del conjunto.

He examinado el Estado de Situación Financiera del conjunto al 31 de diciembre del 2016 comparados con el año 2015 y los correspondientes estados de resultados por los años terminados en esas fechas y el resumen de las políticas contables más significativas.

La administración es responsable de la preparación y la adecuada presentación de los estados financieros de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Esta responsabilidad incluye: diseñar, implementar y mantener el control interno relevante a la presentación y preparación de los estados financieros, seleccionando y aplicando políticas contables apropiadas para el buen manejo.

Desde el año 2015 se reflejan políticas contables e implementación de las Normas de Información Financiera – NIF, basadas en el Decreto 2706 de 2.012, el cual reglamenta el marco técnico normativo aplicable a entidades privadas y determina el cronograma de aplicación para el Grupo 3 (MICROEMPRESAS). Mediante el decreto 3022 del 27 de diciembre de 2013, presenta el marco teórico normativo para las NIIF, el congreso de la republica la ley 1314 del 13 de julio del 2009, a partir de la cual regulan los principios y normas de contabilidad, de información financiera y de aseguramiento de la información aceptada en Colombia, denominada Ley de Convergencia y de acuerdo a la Orientación 15 del Consejo Técnico de la Contaduría Publicada en octubre 20 del 2015, cumpliendo con lo dispuesto

Mi responsabilidad es expresar una opinión sobre los estados financieros con base en mi auditoria y verificación de soporte y contabilización de los mismos.  Obtuve la información necesaria para cumplir con mis funciones y efectué mis verificaciones y examine de acuerdo con las normas de auditoría, estas normas requieren de planificación, control y ejecución de la auditoria mensual de tal forma que se obtenga seguridad razonable en cuanto a si los estados de situación financiera mensuales están bien realizados sin errores. La Auditoria incluye examinar sobre los documentos uno a uno, los cuales están soportando la información contable y la ejecución presupuestal y se realiza pruebas a los estados financieros,  análisis de comportamiento de cartera mes a mes, así mismo comprende una evaluación a las políticas contables  y se refleja cumplimiento en los estados de situación financiera y están debidamente analizados y verificados, también de acuerdo a las disposiciones que tuvo la administración en el año para las ejecuciones, adicional en el año 2016 se realizó el estudio de la elaboración del cuarto de disposición final de basuras, teniendo debidamente custodiado en la cuenta bancaria los $20.000.000.oo correspondiente a la cuota extraordinaria del año anterior.  Considero que mi auditoria proporciona una base sólida para dar la opinión y/o dictamen.

El Fondo de Imprevistos, cuenta conciliada se encuentra 100% custodiada en CDT (6 meses de enero a Agosto) y cuenta bancaria certivillas, se ha evaluado que los costos por retiro de CDT antes de vencimiento son mucho menores que la rentabilidad genera en este título valor.

 EN CUANTO A LOS ACTOS DE ADMINISTRACIÓN:

•       Las operaciones registradas en libros y los actos de la administración se ajustan al reglamento de la copropiedad, a las decisiones de la Asamblea y Consejo de Administración.

•       Las Actas de Asamblea, de consejo, los libros de contabilidad y correspondencia en genera se conservan y están archivados adecuadamente.   

•       El libro de propietario y residentes se está actualizando cada vez que ocurre una novedad.

•       Las medidas de conservación y custodia de los bienes muebles e inmuebles se encuentran salvaguardados mediante la póliza de seguros y se cuenta con los mantenimientos preventivos de los equipos.

•       El informe de gestión de la administración es concordante con los estados financieros del año 2016, y en él se resumen las actividades más significativas que se realizaron en el transcurso del año.

•       Así mismo en lo dispuesto en el artículo 11 del decreto 1406 del 1999, el conjunto ha realizado el seguimiento por medio de los órganos de fiscalización para que las empresas contratadas en los servicios temporales de vigilancia, ase y mantenimientos, cumplan con efectuar correcta y oportunamente los pagos a los aportes al sistema de Seguridad Social de los empleados que presentan los servicios al conjunto y que estuvieron a su cargo durante este periodo.

•       Igualmente confirmo que se dio cumplimiento al pago oportuno de la retención en la fuente en el año 2016.

•       El fondo de imprevistos se ha realizado las apropiaciones correspondientes mes a mes, y se refleja disponibilidad en la cuenta de ahorros AV Villas No. 5403.

•       Se realiza la certificación de ascensores en enero del año 2016, nueva reglamentación vehículos de transporte vertical.

•       La ejecución presupuestal se ha realizado de acuerdo a lo aprobado por la asamblea del año 2016, se refleja gestión importante en los ingresos no operacionales, algunos rubros de gastos se excedieron y otros un menor valor ejecutado, equilibrando la ejecución del ejercicio.

•       Se realizó gestión para la posible realización del cuarto de disposición final de basuras.

•       Se gestionó el contrato de seguridad para postura de talanqueras y acceso vehicular y sistematización del acceso peatonal esto con recursos propios, sin tener que solicitar cuota extraordinaria a los propietarios.

•       La empresa administradora es autónoma en la ejecución de sus funciones no obstante las decisiones administrativas y de ejecución son informadas con antelación y avaladas por el consejo de administración, estas están dentro de las funciones, la normatividad del reglamento y  la ley 675. Se ha velado por que no haya coadministración y que las decisiones las tome el consejo de administración en las reuniones mensuales.

EN CUANTO A LOS ACTOS DEL CONSEJO:

•       El consejo de administración fue un consejo diligente, los miembros vocales asistieron a algunas reuniones, hubo reuniones periódicas en todo el año para tomar decisiones y realizaban verificación constante a la empresa administradora que estuviera ejecutando las labores solicitadas y realizando sus funciones dando cumplieron con el reglamento del consejo y con las funciones que indica la ley 675.

Quiero manifestarles a los asambleístas que el Consejo de Administración, y la empresa Administradora han realizado a conformidad las disposiciones de la asamblea y la administración también cumpliendo con las tareas del consejo , consideraron las  recomendaciones de la revisoría fiscal; se refleja  la transparencia con la cual se ejecutaron los recursos. El manejo de cartera de la copropiedad ha sido muy favorable, es una cartera sana, ya que la gestión administrativa y el seguimiento constante del consejo de administración, ha hecho que la copropiedad tenga una cartera morosa no de difícil cobro, esta gestión ha sido importante para el buen funcionamiento de la copropiedad.

El trabajo realizado por el Consejo de Administración y el Comité de Convivencia, en mi concepto fue de gran compromiso, dedicación y constancia que refleja resultados positivos para la copropiedad.  Las personas que integraron el consejo en este periodo, en algunos no hubo una asistencia permanente y otros fueron muy comprometidos, estos cumplieron con lo dispuesto por el reglamento de propiedad horizontal y cumplen las normas de conveniencia establecidas por el conjunto, fueron personas comprometidas y siempre manejando esta responsabilidad de una manera colectiva para el conjunto y no para beneficio individual. Este es un servicio a honores que requiere de compromiso tiempo y dedicación, es de reconocimiento y agradeciendo a los consejeros que asistieron de forma permanente. Mi recomendación para la honorable Asamblea, es que las personas que se postulen para el consejo de administración sean consistentes de la responsabilidad, es indispensable la asistencia a las reuniones para la toma de decisiones y así poder reflejar una buena gestión.

Por último agradezco a la honorable asamblea por la confianza depositada y pueden estar seguros que durante mi gestión como revisora fiscal del conjunto he realizado mis funciones, velar por que los recursos y bienes del conjunto se conserven y sean manejados adecuadamente y por qué los actos de administración se ajusten a los mandatos de la asamblea, del consejo de administración y a las normas.

D I C T A M EN

He examinado el Estado de Situación Financiera del “Conjunto Residencial Portal de Pontevedra.” al 31 de diciembre de 2016 y el Estado de Ingresos y Egresos de Enero a Diciembre del mismo año, junto con sus Revelaciones a los Estados Financieros, las cuales hacen parte integral de los mismos, siendo responsabilidad de la administración, quien los prepara conforme a lo ordenado en el decreto 2706 del 2014y la Orientación Profesional No. 15 del CTCP para la propiedad horizontal. Una de mis funciones como Revisora Fiscal consiste en examinarlos y expresar una opinión sobre ellos, con base en mi auditoria.

Realicé mi trabajo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia, las cuales requieren que ésta se planifique y se lleve a cabo de tal manera que se obtenga una seguridad razonable sobre la situación financiera del ente económico. Una auditoria incluye el examen, sobre una base selectiva, de la evidencia que respalda las cifras y las notas informativas en los estados financieros. Una auditoría también incluye la evaluación de las normas o principios de contabilidad utilizados y de las principales estimaciones efectuadas por la administración, así como la evaluación de la presentación global de los estados financieros. Considero que mi auditoria proporciona una base razonable para expresar mi opinión.

En mi opinión, los estados de situación financieros arriba mencionados, tomados fielmente de los libros oficiales de contabilidad, presentan razonablemente la situación financiera del “Conjunto Residencial Portal de Pontevedra .” a diciembre 31 de 2016, de conformidad con las Normas y Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia, aplicados uniformemente con los del año anterior.

Además, en mi opinión, la administración ha llevado su contabilidad conforme a las normas y la técnica contable; las operaciones registradas en los libros y los actos de los administradores de la agrupación se ajustan al Reglamento de Propiedad Horizontal, a la Ley y a las decisiones de la Asamblea General. La correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de actas, en su caso, se llevan y se conservan debidamente.  El conjunto ha tenido medidas adecuadas de control interno y de conservación y custodia de sus bienes y de los de terceros que pueden estar en su poder, atendiendo oportunamente las recomendaciones que sobre el particular ha emitido la suscrita revisora fiscal.

En relación con lo ordenado en la Ley 603/2000 sobre derechos de autor, manifiesto que la administración está dando cumplimiento a su obligación de utilizar software debidamente licenciado.

Se verificó que no se tiene obligación de la liquidación y pago de aportes al sistema de seguridad social integral en salud y pensiones, ni con el pago de salarios, prestaciones sociales y aportes parafiscales, en razón a que no se han suscrito contratos laborales.

Se comprobó que se cumplió con el recaudo de la retención en la fuente sobre los bienes y servicios recibidos, aplicando en forma adecuada las bases y tarifas vigentes y presentando de manera oportuna las declaraciones mensuales con pago.

Referente a la concordancia entre el informe de gestión de la administración y los Estados de Situación Financiera dictaminados, de conformidad con lo establecido en la Ley 222 de 1995, ésta se cumple adecuadamente.

Finalmente, en relación con la situación jurídica, informo que no conozco de ninguna demanda en contra de la copropiedad.

Desde el año 2015 es obligatorio migrar hacia las NIIF - Normas Internacionales de Información Financiera, o IFRS y en el caso particular del conjunto, perteneciente al Grupo 3 o Microempresas, aplicará las NIF – Normas de Información Financiera, de tipo local, basadas en las NIIF, la cual se está cumpliendo de acuerdo a las políticas.

En el curso del año y en forma permanente, informé a la administración y al consejo sobre los principales comentarios y sugerencias derivados de mi revisión, emitiendo sin falta el informe de control mensual y seguimiento sobre los meses anteriores, junto con las observaciones a los estados financieros y a la situación administrativa, a fin de ser comentados y analizados en las reuniones de consejo.

Cordial saludo,

MONICA VELANDIA.

Revisora Fiscal.

TP 91211-T

6.     APROBACION DE ESTADOS FINANCIEROS A DICIEMBRE 31 DE 2016

El señor Samuel Galvis, Contador responsable de la contabilidad del conjunto, comenta que en esta oportunidad se rendirá cuentas a través de los estados financieros, el estado integral de resultados, la ejecución Presupuestal, y certifica que reflejan la situación actual del Conjunto. Estos estados financieros tienen periodicidad mensual, y con el fin de agilizar el desarrollo de la Asamblea, se presenta la siguiente información:

Procede a dar una explicación de los Estados Financieros, los cuales se anexan a continuación:

Activos:

Pasivo y Patrimonio:

Cartera:

Ingresos:

Costos y gastos:

Como conclusión se refleja que el Conjunto contablemente es sano, es viable, y los excedentes del ejercicio del año 2016 corresponden a $ 4.618.774.

En la oficina de administración se encuentran todas las carpetas y soportes contables debidamente archivados y firmados.

Se pregunta por parte del presidente de la Asamblea si alguien tiene alguna inquietud al respecto. No se presentan observaciones ni preguntas al respecto.

El presidente somete los estados financieros a aprobación y son aprobados por el 80,986% de los coeficientes de la copropiedad, según la siguiente votación:

La Asamblea aprueba los Estados Financieros:

		Respuestas
		Porcentaje	Coeficiente
	SI	99,29%	80.986
	NO	0,71%	0.583
	Totales	100%	81.569

7.                     APROBACION DEL PRESUPUESTO PARA EL AÑO 2017

El señor Samuel Galvis expresa, que el presupuesto se proyectó con el aumento del 7%, equivalente al aumento del salario mínimo para este año, y que está rigiendo desde el 1ero de enero de 2017; Este presupuesto es atípico, debido a la reforma tributaria que entro en vigencia incrementado el IVA al 19 %.

Se procede a dar lectura al proyecto del presupuesto:

El Presidente de la Asamblea da paso a las preguntas sobre el presupuesto para el año 2017. No se presentan inquietudes al respecto.

El Presidente de la Asamblea somete a votación la aprobación del Proyecto de Presupuesto para el 2017, y es aprobado por 78,058 % de los coeficientes de la copropiedad.

Votación por la aprobación del presupuesto:

	Respuestas
	Porcentaje	Coeficiente
SI	97,52%	78,058
NO	2,48%	1,984
Totales	100%	80,042

8.            ELECCIONES

Elección del Consejo de Administración:

Se recuerda a la Asamblea que en el “Reglamento de Propiedad Horizontal, Articulo 74 se establece la metodología para conformar el Consejo de Administración. “Integración y forma de elección: Anualmente la Asamblea General Ordinaria de Copropietarios. elegirá por aclamación o votación oral, el consejo de administración, el cual estará integrado por siete (7) miembros principales y siete (7) suplentes personales, los cuales deberán ser copropietarios o mandatarios del dominio de unidades privadas”

El Presidente invita a los Asambleístas para que participen en el Consejo de Administración, el cual, a partir de las postulaciones voluntarias queda integrando como sigue:

Marco Barrios                           Apto 1-102

Libardo Luque                          Apto 2-201

Omar Díaz                                Apto 2-203

Alcira Gómez                            Apto 2-304

Manuel García                          Apto 3-103

Oscar Ardila                             Apto 3-204

Nelly Campos                           Apto 4-301

Claudia Aldana                         Apto 4-902

Omaira Bello                            Apto 4-1102

Alejandro Dávila                       Apto 4-1202

Carlos Romero                         Apto 5-302

Marta Dueñas                           Apto 6-302

Magda Ramírez                                    Apto 7-1102

María Melgar                            Apto 7-1204

El Presidente de la Asamblea somete a consideración el Consejo de Administración, obteniendo la siguiente votación:

	Respuestas
	Porcentaje	Coeficiente
SI	97,20%	72,868
NO	2,80%	2,100
Totales	100%	74,968

Es aprobado por el 72,868 % de los coeficientes de la copropiedad.

Elección del Comité de Convivencia

El presidente solicita voluntarios, para integrar el Comité de Convivencia y comenta que su función primordial es intermediar en la solución de conflictos entre vecinos, entre la administración y los residentes, entre el Consejo de Administración y los residentes, con base en lo que establece la Ley 675 de 2001

Se postularon las siguientes personas:

Yaneth Rangel                          Apto 1-801

Carolina Ortega                        Apto 2-301

Rosalba Jiménez                      Apto 5-103

El presidente somete a aprobación el Comité de Convivencia, a través de votación:

	Respuestas
	Porcentaje	Coeficiente
SI	99%	74,306
NO	1%	0,747
Totales	100%	75,053

Es aprobado el comité de convivencia con la votación favorable del 74,306% de los coeficientes que conforman la copropiedad.

Elección del Revisor Fiscal

La Administradora comenta que se presentaron tres hojas de vida para el cargo, pero por compromisos previos no les fue posible asistir a la Asamblea, se propone la reelección de la señora Claudia Mónica Velandia.

El presidente de la Asamblea somete a votación el nombramiento de la Revisora Fiscal a la señora Mónica Velandia, con la siguiente votación:

	Respuestas
	Porcentaje	Coeficiente
SI	97,50%	72,397
NO	2,50%	1,856
Totales	100%	74,253

Es elegida la señora Mónica Velandia como Revisora Fiscal de la Copropiedad con el voto favorable del 72,397% de los coeficientes de la propiedad y agradece el voto de confianza a los asistentes.

9.            PROPOSICIONES Y VARIOS:

El Presidente de la Asamblea informa que en esta ocasión se presentaran aspectos de importancia para el manual de convivencia y para el presupuesto del conjunto y solicita que por favor no se retiren los asambleístas.

MODIFICACIONES MANUAL DE CONVIVENCIA

Hay unas modificaciones de forma con relación al alcance y objetivos del manual de convivencia que se presentan de parte del Comité de Convivencia.

1. El Código Policía reglamentado, mediante ley 1801 de 2016. Se propine modificar el Manual de Convivencia del conjunto para notificar a la autoridad competente sobre los hechos que son objeto de sanción por el Código de Policía, una vez que se notifique al propietario o residente del incumplimiento por tercera vez.

La administración no puede sancionar con base en el Código de Policía, toda vez que no es autoridad competente. La administración realizará un llamado de atención por escrito por cada incumplimiento detectado, y una vez que se realice la tercera notificación, se reportará con la autoridad competente la infracción ocurrida.

Se somete a votación la propuesta No. 1, la cual cosiste: “notificar a la autoridad competente sobre los hechos que son objeto de sanción por el Código de Policía, una vez que se notifique del hecho al propietario o residente por tercera vez”

Se obtiene como resultado de la votación:

	Respuestas
	Porcentaje	Coeficiente
SI	87,15%	59,778
NO	12,85%	8,814
Totales	100%	68,592

Se aprueba esta modificación con el voto favorable del 59,778 % de los coeficientes de la copropiedad.

2. Se somete a consideración la modificación del alcance del manual de Convivencia, “Se indica que tiene como fin mejorar el nivel de vida en comunidad partiendo de principios como respeto tolerancia responsabilidad y sentido de pertenecía de quienes habitan en el Conjunto Residencial Portal de Pontevedra”

Se procede con la votación:

	Respuestas
	Porcentaje	Coeficiente
SI	87,15%	58,075
NO	12,85%	8,565
Totales	100%	66,640

Se aprueba esta modificación con el voto favorable del 58.075 % de los coeficientes de la copropiedad.

3. Se somete a votación la aprobación de una multa de 10 SMLVD para los tenedores de mascotas que a 1 de septiembre de 2017 (6 meses), no entreguen su certificado del curso con el Etólogo y cada tres meses se aplica nuevamente la multa, en caso de que persista el incumplimiento.

Se procede con la votación:

	Respuestas
	Porcentaje	Coeficiente
SI	72,11%	47,599
NO	27,89%	18,407
Totales	100%	66,006

Se aprueba esta modificación con el voto favorable del 47.599 % de los coeficientes de la copropiedad.

IMPERMEABILIZACION DEL TANQUE DE AGUA POTABLE:

Se propone a la Asamblea aprobar la ejecución de esta obra de impermeabilización del tanque de agua potable. Se informa a los asistentes que todos deben votar a favor de esta propuesta porque por reglamentación se requiere un quorum del 70% más uno a favor, para poder utilizar el fondo de imprevistos, del cual se obtendrían los recursos.

La señora Nelly Campos, residente de Apto 4-301, comenta que desde el año pasado está presentando una propuesta para el asunto, ya que el tanque de agua potable presenta una fisura interna, y dentro de la obra se incluye reparación de la filtración, esmaltado al tanque y la instalación de la membrana. El valor de esta inversión es de 30 millones de pesos.

El señor Fabio Ramírez Suarez Apto 2-601 manifiesta está de acuerdo con la obra, mas no con el filtro. El agua de Bogotá es de las mejores de América latina y hay muchos productos que se pueden usar para reparar la fisura. La membrana es una muy buena solución.

El presidente de la Asamblea aclara que para todo este tipo de obras se nombra un comité de obra y desde ya se invita a los residentes a participar.

Se somete a votación la propuesta de impermeabilizar el tanque por valor de 30 millones y con recursos del fondo de imprevistos:

	Respuestas
	Porcentaje	Coeficiente
SI	97,54%	71,229
NO	2,46%	1,799
Totales	100%	73,028

Es aprobado esta obra con el voto favorable del 73,028 % de los coeficientes de la copropiedad, dando cumplimiento a lo establecido por la ley ya que para utilizar el fondo de imprevistos se requiere mayoría califica es decir 70% de los coeficientes deben estar de acuerdo.

El presidente de la Asamblea informa a los asambleístas que se cuentan con  $ 25.455.611, correspondiente a la cuota extraordinaria que se recogió en 2015 para el acopio de basuras y el excedente de la instalación de unos flanches, se somete a consideración que estos recursos sean utilizados en las primeras dos obras presentadas, las cuales son:

1. Reemplazo dos motobombas del sistema hidráulico por terminación de vida útil, el valor de esta obra es de $ 6.550.000.

2. Reparación de Goteras en los sótanos de parqueaderos, actualmente se tienen reporte de 21 filtraciones, el valor para esta obra es de $ 14.000.000.

El señor Fabio Ramírez Suarez Apto 2-601, sugiere que se realice una inspección del sistema dado que se al momento de instalar las nuevas bombas se pueden detectar fallas en la tubería que actualmente no se evidencien.

Se procede a realizar la votación para aprobar estas dos primeras ofertas se ejecuten con los $ 25.455.611, correspondiente a la cuota extraordinaria que se recogió en 2015 para el acopio de basuras y el excedente de la instalación de unos flanches.

	Respuestas
	Porcentaje	Coeficiente
SI	98,36%	67,766
NO	1,64%	1,131
Totales	100%	68,897

Se aprueba realizar el reemplazo de las dos motobombas del sistema hidráulico y la reparación de las goteras que se presentan en el sótano con el dinero correspondiente a la cuota extraordinaria que se recogió en 2015 para el acopio de basuras y el excedente de la instalación de unos flanches con un voto favorable del 67.766 % de los coeficientes de la copropiedad.

REMODELACIÓN RECEPCIÓN:

Se presentan por parte de la Administradora Delegada, los diseños para la remodelación de la portería, esta obra tiene un costo de 20 millones de pesos m/cte, se somete a consideración de la Asamblea la aprobación de una cuota extra para ejecutar esta obra, se procede a realizar la votación:

	Respuestas
	Porcentaje	Coeficiente
SI	63,16%	41,041
NO	36,84%	23,941
Totales	100%	64,982

Se aprueba realizar la remodelación de la recepción por valor de 20 millones de pesos, con el voto favorable del 41.041 % de los coeficientes de los asistentes.

INSTALACIÓN DE CAMARAS EN LOS SOTANOS y CONSTRUCCIÓN DE CUARTO DE MONITOREO:

Se presenta por parte de la Administradora Delegada el proyecto para la instalación de 26 cámaras en los sótanos y 4 domos en el Conjunto, incluyendo la construcción de un cuarto de monitoreo. Esta inversión tiene un costo de 34 millones de pesos, que se recaudarían a partir de una cuota extraordinaria,

Se somete a votación la aprobación de esta obra:

	Respuestas
	Porcentaje	Coeficiente
SI	64,73%	41,573
NO	35,27%	22,650
Totales	100%	64,223

Se aprueba la instalación de 26 cámaras y 4 domos en el Conjunto con el voto favorable del 41.573 % de los coeficientes de la copropiedad.

El Presidente de la Asamblea, somete a votación el número de cuotas y tiempo para recolectar la cuota extraordinaria. Se presenta la posibilidad de que sea en tres o cuatro meses, y los resultados de la votación son los siguientes:

	Respuestas
	Porcentaje	Coeficiente
3 Meses	53,77%	31,671
4 Meses	46,23%	27,234
Totales	100%	58,905

Se establece que la cuota extraordinaria se facturará en tres meses, ya que la propuesta obtuvo el voto favorable del 31.671de los coeficientes de la copropiedad.

Siendo la 2:40 pm. Y una vez agotado el orden el día, se da por terminada la Asamblea.

En constancia firman

MANUEL J. GARCIA                                                    ZULY BENITEZ C.

Presidente                                                                   Secretario

Acta revisada y verificada por comisión designada por la asamblea para la verificación.

YANETH RANGEL                    NELLY CAMPOS                      JULIA BRACHO

Apto 1 – 801                             Apto 4-301                               Apto 5 – 1202