Informe de Gestión Administrativa 2016

INFORME DE GESTION ADMINISTRATIVA

CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE PONTEVEDRA

ENERO 1 A DICIEMBRE 31 DE 2016

Como Representante Legal del CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE PONTEVEDRA, presento el informe correspondiente al año inmediatamente anterior, de la gestión administrativa, que contó con la participación efectiva del Consejo de Administración, que con su acompañamiento, seguimiento y control permanente, generan los resultados que ponemos en su conocimiento, incluyendo entre otros la valoración de riesgos y el plan de inversiones, que fueron estudiados y avalados en estrecha colaboración, supervisión y control de la Revisora Fiscal.

A continuación, se relacionan las actividades realizadas durante el periodo de la siguiente manera:

1.      MANTENIMIENTO GENERAL

1.1.                         Reparaciones Locativas

Para mantener el valor de la copropiedad, se han realizado diferentes actividades de mantenimiento a saber:

-         Se realizó el cambio de un codo y un tubo en el cuarto de las bombas hidráulicas, el daño ocasiono un recalentamiento en una de las motobombas, por este daño se realizó reclamación a la seguradora con respuesta positiva.

-         Se realizó el cambio de un tubo de aguas lluvias, que estaba fisurado.

-         Se revisó continuamente la iluminación del Conjunto, y se cambiaron los bombillos corrientes y ahorradores por LED, además en los sótanos se está implementando la tecnología LED, en la medida en que se ha requerido el cambio de luminarias.

-         Se realizó el lavado de las cajas de aguas lluvias, por parte de la administración con apoyo de personal de IMPLEMENTAR LTDA, sin costo adicional.

-         Se destaparon tuberías que se encontraban obstruidas, por material graso que se compacta, aparentemente por residuos desechados por los sifones de las cocinas de los apartamentos.

-         Se hizo mantenimiento de las siete puertas de ingreso peatonal de las torres y de las puertas peatonales de la recepción.

-         Se lavó el tanque de agua potable dos veces durante el año 2016.

-         Se realizó la limpieza de los pozos eyectores y el mantenimiento de las cuatro bombas eyectoras existentes.

-         Se hizo limpieza de las cajas desarenadoras.

-         Se hizo limpieza de las cajas de aguas negras.

-         Se han reemplazado las plaquetas de los ductos de basuras que por diferentes circunstancias se han caído, pero a diario se presentan problemas ya que algunas personas envían por los ductos bolsas sobredimensionadas y cajas de pizza que los obstruyen.

-         Se hizo reposición y mantenimiento de los avisos informativos dentro de las diferentes zonas del Conjunto; también se colocaron algunos nuevos.

-         Se realizó mantenimiento a la cerca eléctrica.

-         Se cambiaron tubos galvanizados por tubos de PVC, en los ductos de los registros de entrada de agua, en gran número de apartamentos, correspondiéndole el pago según el sitio del daño, al propietario del apartamento o a la administración.

-         Se realizó pintura del techo de la entrada vehicular de visitantes.

-         Se realizó limpieza y mantenimiento de las cubiertas de todas las torres.

-         Se realizó por parte de Amarilo SAS la reparación del BBQ.

-         Se realizó la reparación de la culata de la torre III, queda hacia el rio.

-         Se realizó el retiro de equipos de la empresa súper cable que permanecían en el Conjunto sin necesidad.

-         Se realizó la pintura de las cestas de basuras colocadas en la plazoleta con anticorrosivo y pintura gris.

-         Se instaló brazo hidráulico a la puerta de entrada vehicular de residentes.

-         Se realizó la instalación de un aviso de ingreso y salida vehicular.

-         Se realizó cambio de los chalecos para identificar a los domiciliarios.

-         Se realizó cambio de los guardaescobas de los dos salones comunales.

-         Se realizó pintura del salón comunal del primer piso.

-         Se realizó la reparación de las rejillas de los sótanos.

-         Se realizó la instalación de los bujes de las puertas de ingreso de las torres 1 y 7.

-         Se realizó pintura y mantenimiento de los muros del ascensor en los sótanos de las torres 6 y 5.

-         Se realizó la instalación de esquineros en los pisos del sótano 1 y sótano 2, de la torre 1.

-         Se realizó reparación de las puertas del salón social del segundo piso.

-         Por parte de la aseguradora CHUBB se repararon tubos de agua potable, que presentaron roturas. Estas reparaciones han requerido cortes de agua.

-         Se destaparon tuberías.

-         Se repararon jardineras que tenían filtración.

-         Se realizó reparación de la rampa de acceso vehicular.

1.2.                         Equipos

Ascensores:

-       Se realizó mantenimiento preventivo y correctivo de ascensores, por parte de ESTILO INGENIERÍA S.A., también respondieron a todos los llamados de emergencia. Por altibajos de energía se han presentado bloqueos en los ascensores; se han hecho revisiones especiales en estas torres para poder estableces que es lo que está fallando.

-       Se realizó la instalación de un regulador de voltaje en el ascensor de la torre 6, para evitar los bloqueos continuos.

Cámaras:

-       Se realizó mantenimiento correctivo en las cámaras que conforman el circuito cerrado de televisión.

Video Proyector:

-       Se realizó la compra de un video proyector (video beam) para uso de la administración.

Sistema Hidráulico:

-       Se realizó mantenimiento preventivo y correctivo del sistema hidráulico mensualmente.

-       Se requiere cambio de electrobomba No. 2.

-       Se realizó el cambio del sello mecánico de una motobomba.

-       Se realizó el cambio de contactores.

-       Se realizó el cambio del breaker totalizador.

Extintores:

-       Cumpliendo con las normas de seguridad y prevención de desastres, se hizo la recarga anual de los extintores.

Citofonía:

-       Se realizó mantenimiento preventivo y correctivo al sistema de citofonía.

Gimnasio:

-       Se realizó el mantenimiento de los elementos del gimnasio.

Planta eléctrica:

-       Se realizó mantenimiento a la planta eléctrica, y se mantiene el nivel apropiado de ACPM, de los líquidos de las baterías y el aceite, a fin de que responda sin problemas a los cortes de energía que se presenten.

2.      ADMINISTRATIVOS

-         Con CHUBB de Colombia, se adquirió la Póliza, con cubrimiento del 100% del costo de reconstrucción para zonas comunes.

-         Se realizó trámite ante la curaduría No. 1 para la aprobación de la construcción de un sitio de adecuación del sitio de acopio de basuras.

-         Archivo y manejo de la correspondencia del Conjunto

-         Se empastaron los libros contables del año 2015.

-         Se ofició y cobró multas a las personas que han contravenido el Reglamento de Propiedad Horizontal, y/o el Manual de Convivencia

-         Se participó activamente en el seguimiento del Frente de Seguridad obteniendo resultados positivos.

-         Se realizó la entrega de una silla de ruedas para el Conjunto de parte de la seguradora como valor agregado.

-         Se hizo entrega del aguinaldo navideño al personal de vigilancia y aseo que labora para el Conjunto. Además se distribuyó equitativamente el dinero colectado en la urna que para el efecto estaba dispuesta en la recepción del Conjunto; a propósito se agradece a la comunicad, ya que este año aumentó el ingreso por esta contribución y a cada uno de los vigilantes se les dio $295.000 de la urna, además del aguinaldo de $100.000 pesos que les da la administración.

-         Se radico derecho de peticiona ante Gas Natural ESP, dada la situación presentada con la certificación quinquenal del servicio.

3.      PRESENTACION Y ORNATO

-         Para el aseo y mantenimiento de las zonas comunes, se tiene contrato con IMPLEMENTAR ASEO Y MANTENIMIENTO LTDA, con cuatro (4) aseadoras y un (1) todero básico, que laboran a tiempo completo de lunes a viernes y sábado medio tiempo. Se realizan brigadas de limpieza todos los jueves, y cada 6 meses se desarrollan brigadas de limpieza específicas, con personal supernumerario que envía la compañía sin costo adicional para el Conjunto.

-         Se realiza la poda de prados, arbustos, plantas ornamentales, remoción de tierra y fumigación de los jardines.

-         Se hizo fumigación general contra toda clase de insectos tres veces al año y desratización de áreas comunes, las veces que se ha requerido, ya que por la sequia han llegado roedores y reptiles al sótano, aparentemente por la tubería de aguas lluvia.

-         Se realiza fumigación de los cuartos de basuras cada 15 días.

-         Se realiza la reparación y mantenimiento continuo del parque infantil.

-         Se limpian permanentemente las paredes de los puntos fijos de las torres.

-         Se lavan semanalmente las canecas colectoras de basura; y los depósitos de basura de cada torre se lavan dos veces por semana.

4.      SEGURIDAD

-         La empresa SEGURIDAD APOLO LTDA. continúa prestando el servicio de vigilancia con cuatro (4) turnos de vigilancia 24 horas y una recepcionista de tiempo completo.

-         Se renovó el contrato por dos (2) años, obteniendo como valor agregado el sistema de acceso vehicular y el servicio de recepcionista.

-         Se han implementado controles sugeridos por la Administración, por los propietarios, o que han surgido en las reuniones de Consejo de Administración.

-         Las cámaras de seguridad estratégicamente colocadas, han ayudado en diferentes investigaciones que se han adelantado.

-         Se mantiene comunicación permanente con la policía del cuadrante de la zona, haciendo más ágil y rápida la acción de los uniformados.

-         En días especiales, como el día sin carro, y puentes festivos largos, se ha colocado refuerzo de vigilancia, sin costo adicional para el Conjunto.

-         Se han desarrollado reuniones con la Alcaldía y la Policía de Suba para poder hacer frente a la inseguridad de la zona.

-         Se realizó verificación de antecedentes a las empleadas del servicio doméstico, iniciativa de la empresa de seguridad Apolo.

5.      ASPECTOS LEGALES

-         Se han realizado cobros pre-jurídicos a propietarios con tres cuotas en mora, se han firmado acuerdos de pago y se consiguieron pagos importantes, con el resultado actual en donde al corte de 31 de diciembre de 2016, solo había dos apartamentos en mora por más de $1´000.000.

-         Todas las personas que trabajan para el Conjunto tales como: personal de vigilancia, personal de servicios generales y administrador, cuentan con sus respectivas afiliaciones a salud, seguridad social y riesgos profesionales.

-         Se presentaron los medios magnéticos ante la DIAN y los medios distritales.

-         Se pagó mes a mes la retención en la fuente.

-         Se actualizó la representación legal al Conjunto.

-         Del dinero que por Ley se envía al fondo de imprevistos, se constituyó un CDT, por $35.117.717 a una tasa de interés de 5.50% efectivo anual.

-         Ante la aseguradora CHUBB, se realizó reclamación por filtración que se presentaba en el Shut de basuras de la torre 6.

6.      CONVIVENCIA

El Comité de Convivencia ha brindado apoyo en los aspectos que a continuación se relacionan:

-         Celebración de la fiesta de integración, que también contó con animación musical.

-         Celebración del día de los niños, con la participación de 60 niños.

-         Celebración del primer día de la novena de aguinaldo, con gran participación por parte de los residentes.

-         Se realizó censo de mascotas, perros, gatos y acuarios.

CONSTRUCCIÓN DE ESPACIO PARA BASURAS:

-       Este proyecto no se pudo desarrollar, ya que la Curaduría y la Personería no aprobaron el permiso para la construcción del sitio, en donde se había proyectado (único sitio posible), ya que para ellos el espacio que está al frete del conjunto en el segundo cerramiento es considerado ESPACIO PÚBLICO DE USO RESTRINGIDO, además observando cuando observaron los planos encuentran que donde está actualmente el bicicletero, es el espacio destinado por la constructora y aprobado por la curaduría para tal fin.

-       Para disminuir el impacto, se acordó con la persona que hace el reciclaje, el sacar las basuras después de las 8 pm; observando los otros conjuntos sacan las basuras muy temprano y toda la cuadra tiene mal olor los días de la recolección.

7.      ASPECTOS FINANCIEROS:

Al consolidar las cifras al cierre del periodo, contabilizamos un excedente de $ 4.715.174 el cual evaluamos satisfactorio, si observamos los ingresos, obtuvimos un 3% adicional, gracias principalmente a rubros como intereses de mora, alquiles de salón social, parqueaderos, inasistencia a la asamblea de 2016 y contravenciones al Manual de Convivencia.

En cuanto a los egresos, excedimos el 1,2%, donde a pesar de tener la mayoría de rubros dentro de lo presupuestado, algunos tales como acueducto y alcantarillado, equipo de presión y motobombas, reparaciones locativas, mantenimiento de puertas y papelería y fotocopias.

                                

Referente a la cartera, cerramos con el 2.22% de cuotas de administración en mora de todo el periodo, que es el mejor de los resultados en todos los cierres hasta el momento, generando un excelente cumplimiento.

El pasivo se mantuvo y el patrimonio aumentó un 3%

Presupuestalmente se está proponiendo mantener el escenario que tiene el incremento provisional que se hizo en términos de salario mínimo legal, (7%),  tomando en cuenta las provisiones que se hicieron, manteniendo una predicción conservadora, que incluye, presupuestar ingresos adicionales como, préstamo de salón social y descuentos; ajustando algunos rubros en el gasto, que tuvieron disimiles comportamiento, los cuales se consolidan en el cuadro que se pone a su consideración, anexo a los Estados Financieros, que fueron presentados periódicamente y auditados mensualmente por la señora Claudia Mónica Velandia, Revisora Fiscal, y por el Consejo de Administración. Se manejan cuentas de recaudo con identificación, para claridad y control de los dineros, se realizan los movimientos con firmas conjuntas.

8.      PROYECTO DE INVERSIÓN 2017

Se revisó por parte del Consejo de Administración el proyecto de presupuesto en la reunión del 26 de enero de 2017.

Para concluir, nos permitimos agradecer al Consejo de Administración y al Comité de Convivencia por su contribución permanente con la cultura y las relaciones de vecindad, a todos y a cada uno de los propietarios por su colaboración y por los pronunciamientos para adoptar los correctivos necesarios del servicio mediante inquietudes y sugerencias, qué en el transcurso del periodo, se constituyeron en elementos para la mejora en el ejercicio de la gestión Administrativa.

MARCO HERNANDO CARRILLO P                             ZULY BENITEZ C.

Representante Legal                                                    Administradora Delegada

IMPLEMENTAR LTDA.