INFORME DE GESTION ADMINISTRATIVA
CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE
PONTEVEDRA
ENERO 1 A DICIEMBRE 31 DE 2016
Como
Representante Legal del CONJUNTO
RESIDENCIAL PORTAL DE PONTEVEDRA, presento el informe correspondiente al
año inmediatamente anterior, de la gestión administrativa, que contó con la
participación efectiva del Consejo de Administración, que con su
acompañamiento, seguimiento y control permanente, generan los resultados que
ponemos en su conocimiento, incluyendo entre otros la valoración de riesgos y
el plan de inversiones, que fueron estudiados y avalados en estrecha
colaboración, supervisión y control de la Revisora Fiscal.
A
continuación, se relacionan las actividades realizadas durante el periodo de la
siguiente manera:
1. MANTENIMIENTO GENERAL
1.1.
Reparaciones Locativas
Para
mantener el valor de la copropiedad, se han realizado diferentes actividades de
mantenimiento a saber:
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Se
realizó el cambio de un codo y un tubo en el cuarto de las bombas hidráulicas,
el daño ocasiono un recalentamiento en una de las motobombas, por este daño se realizó
reclamación a la seguradora con respuesta positiva.
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Se
realizó el cambio de un tubo de aguas lluvias, que estaba fisurado.
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Se
revisó continuamente la iluminación del Conjunto, y se cambiaron los bombillos
corrientes y ahorradores por LED, además en los sótanos se está implementando
la tecnología LED, en la medida en que se ha requerido el cambio de luminarias.
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Se
realizó el lavado de las cajas de aguas lluvias, por parte de la administración
con apoyo de personal de IMPLEMENTAR
LTDA, sin costo adicional.
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Se
destaparon tuberías que se encontraban obstruidas, por material graso que se
compacta, aparentemente por residuos desechados por los sifones de las cocinas
de los apartamentos.
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Se
hizo mantenimiento de las siete puertas de ingreso peatonal de las torres y de
las puertas peatonales de la recepción.
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Se
lavó el tanque de agua potable dos veces durante el año 2016.
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Se
realizó la limpieza de los pozos eyectores y el mantenimiento de las cuatro
bombas eyectoras existentes.
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Se
hizo limpieza de las cajas desarenadoras.
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Se
hizo limpieza de las cajas de aguas negras.
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Se
han reemplazado las plaquetas de los ductos de basuras que por diferentes
circunstancias se han caído, pero a diario se presentan problemas ya que algunas
personas envían por los ductos bolsas sobredimensionadas y cajas de pizza que
los obstruyen.
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Se
hizo reposición y mantenimiento de los avisos informativos dentro de las
diferentes zonas del Conjunto; también se colocaron algunos nuevos.
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Se
realizó mantenimiento a la cerca eléctrica.
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Se
cambiaron tubos galvanizados por tubos de PVC, en los ductos de los registros
de entrada de agua, en gran número de apartamentos, correspondiéndole el pago
según el sitio del daño, al propietario del apartamento o a la administración.
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Se
realizó pintura del techo de la entrada vehicular de visitantes.
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Se
realizó limpieza y mantenimiento de las cubiertas de todas las torres.
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Se
realizó por parte de Amarilo SAS la reparación del BBQ.
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Se
realizó la reparación de la culata de la torre III, queda hacia el rio.
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Se
realizó el retiro de equipos de la empresa súper cable que permanecían en el
Conjunto sin necesidad.
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Se
realizó la pintura de las cestas de basuras colocadas en la plazoleta con
anticorrosivo y pintura gris.
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Se
instaló brazo hidráulico a la puerta de entrada vehicular de residentes.
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Se
realizó la instalación de un aviso de ingreso y salida vehicular.
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Se
realizó cambio de los chalecos para identificar a los domiciliarios.
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Se
realizó cambio de los guardaescobas de los dos salones comunales.
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Se
realizó pintura del salón comunal del primer piso.
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Se
realizó la reparación de las rejillas de los sótanos.
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Se
realizó la instalación de los bujes de las puertas de ingreso de las torres 1 y
7.
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Se
realizó pintura y mantenimiento de los muros del ascensor en los sótanos de las
torres 6 y 5.
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Se
realizó la instalación de esquineros en los pisos del sótano 1 y sótano 2, de la
torre 1.
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Se
realizó reparación de las puertas del salón social del segundo piso.
-
Por
parte de la aseguradora CHUBB se
repararon tubos de agua potable, que presentaron roturas. Estas reparaciones
han requerido cortes de agua.
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Se
destaparon tuberías.
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Se
repararon jardineras que tenían filtración.
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Se
realizó reparación de la rampa de acceso vehicular.
1.2.
Equipos
Ascensores:
-
Se
realizó mantenimiento preventivo y correctivo de ascensores, por parte de ESTILO INGENIERÍA S.A., también
respondieron a todos los llamados de emergencia. Por altibajos de energía se
han presentado bloqueos en los ascensores; se han hecho revisiones especiales
en estas torres para poder estableces que es lo que está fallando.
-
Se
realizó la instalación de un regulador de voltaje en el ascensor de la torre 6,
para evitar los bloqueos continuos.
Cámaras:
-
Se
realizó mantenimiento correctivo en las cámaras que conforman el circuito
cerrado de televisión.
Video
Proyector:
-
Se
realizó la compra de un video proyector (video beam) para uso de la
administración.
Sistema
Hidráulico:
-
Se
realizó mantenimiento preventivo y correctivo del sistema hidráulico
mensualmente.
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Se
requiere cambio de electrobomba No. 2.
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Se
realizó el cambio del sello mecánico de una motobomba.
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Se
realizó el cambio de contactores.
-
Se
realizó el cambio del breaker totalizador.
Extintores:
-
Cumpliendo
con las normas de seguridad y prevención de desastres, se hizo la recarga anual
de los extintores.
Citofonía:
-
Se
realizó mantenimiento preventivo y correctivo al sistema de citofonía.
Gimnasio:
-
Se
realizó el mantenimiento de los elementos del gimnasio.
Planta
eléctrica:
-
Se
realizó mantenimiento a la planta eléctrica, y se mantiene el nivel apropiado
de ACPM, de los líquidos de las baterías y el aceite, a fin de que responda sin
problemas a los cortes de energía que se presenten.
2. ADMINISTRATIVOS
-
Con
CHUBB de Colombia, se adquirió la Póliza, con cubrimiento del 100% del costo de
reconstrucción para zonas comunes.
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Se
realizó trámite ante la curaduría No. 1 para la aprobación de la construcción
de un sitio de adecuación del sitio de acopio de basuras.
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Archivo
y manejo de la correspondencia del Conjunto
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Se
empastaron los libros contables del año 2015.
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Se
ofició y cobró multas a las personas que han contravenido el Reglamento de
Propiedad Horizontal, y/o el Manual de Convivencia
-
Se
participó activamente en el seguimiento del Frente de Seguridad obteniendo
resultados positivos.
-
Se
realizó la entrega de una silla de ruedas para el Conjunto de parte de la
seguradora como valor agregado.
-
Se
hizo entrega del aguinaldo navideño al personal de vigilancia y aseo que labora
para el Conjunto. Además se distribuyó equitativamente el dinero colectado en
la urna que para el efecto estaba dispuesta en la recepción del Conjunto; a
propósito se agradece a la comunicad, ya que este año aumentó el ingreso por
esta contribución y a cada uno de los vigilantes se les dio $295.000 de la
urna, además del aguinaldo de $100.000 pesos que les da la administración.
-
Se
radico derecho de peticiona ante Gas Natural ESP, dada la situación presentada
con la certificación quinquenal del servicio.
3. PRESENTACION Y ORNATO
-
Para
el aseo y mantenimiento de las zonas comunes, se tiene contrato con IMPLEMENTAR ASEO Y MANTENIMIENTO LTDA,
con cuatro (4) aseadoras y un (1) todero básico, que laboran a tiempo completo
de lunes a viernes y sábado medio tiempo. Se realizan brigadas de limpieza
todos los jueves, y cada 6 meses se desarrollan brigadas de limpieza
específicas, con personal supernumerario que envía la compañía sin costo
adicional para el Conjunto.
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Se
realiza la poda de prados, arbustos, plantas ornamentales, remoción de tierra y
fumigación de los jardines.
-
Se
hizo fumigación general contra toda clase de insectos tres veces al año y
desratización de áreas comunes, las veces que se ha requerido, ya que por la
sequia han llegado roedores y reptiles al sótano, aparentemente por la tubería
de aguas lluvia.
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Se
realiza fumigación de los cuartos de basuras cada 15 días.
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Se
realiza la reparación y mantenimiento continuo del parque infantil.
-
Se
limpian permanentemente las paredes de los puntos fijos de las torres.
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Se
lavan semanalmente las canecas colectoras de basura; y los depósitos de basura
de cada torre se lavan dos veces por semana.
4. SEGURIDAD
-
La
empresa SEGURIDAD APOLO LTDA.
continúa prestando el servicio de vigilancia con cuatro (4) turnos de
vigilancia 24 horas y una recepcionista de tiempo completo.
-
Se
renovó el contrato por dos (2) años, obteniendo como valor agregado el sistema
de acceso vehicular y el servicio de recepcionista.
-
Se
han implementado controles sugeridos por la Administración, por los
propietarios, o que han surgido en las reuniones de Consejo de Administración.
-
Las
cámaras de seguridad estratégicamente colocadas, han ayudado en diferentes
investigaciones que se han adelantado.
-
Se
mantiene comunicación permanente con la policía del cuadrante de la zona,
haciendo más ágil y rápida la acción de los uniformados.
-
En
días especiales, como el día sin carro, y puentes festivos largos, se ha colocado
refuerzo de vigilancia, sin costo adicional para el Conjunto.
-
Se
han desarrollado reuniones con la Alcaldía y la Policía de Suba para poder
hacer frente a la inseguridad de la zona.
-
Se
realizó verificación de antecedentes a las empleadas del servicio doméstico,
iniciativa de la empresa de seguridad Apolo.
5. ASPECTOS LEGALES
-
Se
han realizado cobros pre-jurídicos a propietarios con tres cuotas en mora, se
han firmado acuerdos de pago y se consiguieron pagos importantes, con el
resultado actual en donde al corte de 31 de diciembre de 2016, solo había dos
apartamentos en mora por más de $1´000.000.
-
Todas
las personas que trabajan para el Conjunto tales como: personal de vigilancia,
personal de servicios generales y administrador, cuentan con sus respectivas
afiliaciones a salud, seguridad social y riesgos profesionales.
-
Se
presentaron los medios magnéticos ante la DIAN y los medios distritales.
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Se
pagó mes a mes la retención en la fuente.
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Se
actualizó la representación legal al Conjunto.
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Del
dinero que por Ley se envía al fondo de imprevistos, se constituyó un CDT, por $35.117.717
a una tasa de interés de 5.50% efectivo anual.
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Ante
la aseguradora CHUBB, se realizó reclamación por filtración que se presentaba
en el Shut de basuras de la torre 6.
6. CONVIVENCIA
El Comité de
Convivencia ha brindado apoyo en los aspectos que a continuación se relacionan:
-
Celebración
de la fiesta de integración, que también contó con animación musical.
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Celebración
del día de los niños, con la participación de 60 niños.
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Celebración
del primer día de la novena de aguinaldo, con gran participación por parte de los
residentes.
-
Se
realizó censo de mascotas, perros, gatos y acuarios.
CONSTRUCCIÓN
DE ESPACIO PARA BASURAS:
-
Este
proyecto no se pudo desarrollar, ya que la Curaduría y la Personería no
aprobaron el permiso para la construcción del sitio, en donde se había
proyectado (único sitio posible), ya que para ellos el espacio que está al
frete del conjunto en el segundo cerramiento es considerado ESPACIO PÚBLICO DE
USO RESTRINGIDO, además observando cuando observaron los planos encuentran que
donde está actualmente el bicicletero, es el espacio destinado por la
constructora y aprobado por la curaduría para tal fin.
-
Para
disminuir el impacto, se acordó con la persona que hace el reciclaje, el sacar
las basuras después de las 8 pm; observando los otros conjuntos sacan las
basuras muy temprano y toda la cuadra tiene mal olor los días de la
recolección.
7. ASPECTOS FINANCIEROS:
Al
consolidar las cifras al cierre del periodo, contabilizamos un excedente de $
4.715.174 el cual evaluamos satisfactorio, si observamos los ingresos,
obtuvimos un 3% adicional, gracias principalmente a rubros como intereses de
mora, alquiles de salón social, parqueaderos, inasistencia a la asamblea de
2016 y contravenciones al Manual de Convivencia.
En
cuanto a los egresos, excedimos el 1,2%, donde a pesar de tener la mayoría de rubros
dentro de lo presupuestado, algunos tales como acueducto y alcantarillado,
equipo de presión y motobombas, reparaciones locativas, mantenimiento de
puertas y papelería y fotocopias.
Referente
a la cartera, cerramos con el 2.22% de cuotas de administración en mora de todo
el periodo, que es el mejor de los resultados en todos los cierres hasta el
momento, generando un excelente cumplimiento.
El
pasivo se mantuvo y el patrimonio aumentó un 3%
Presupuestalmente
se está proponiendo mantener el escenario que tiene el incremento provisional
que se hizo en términos de salario mínimo legal, (7%), tomando en cuenta las provisiones que se
hicieron, manteniendo una predicción conservadora, que incluye, presupuestar
ingresos adicionales como, préstamo de salón social y descuentos; ajustando
algunos rubros en el gasto, que tuvieron disimiles comportamiento, los cuales
se consolidan en el cuadro que se pone a su consideración, anexo a los Estados
Financieros, que fueron presentados periódicamente y auditados mensualmente por
la señora Claudia Mónica Velandia, Revisora Fiscal, y por el Consejo de
Administración. Se manejan cuentas de recaudo con identificación, para claridad
y control de los dineros, se realizan los movimientos con firmas conjuntas.
8. PROYECTO DE INVERSIÓN 2017
Se
revisó por parte del Consejo de Administración el proyecto de presupuesto en la
reunión del 26 de enero de 2017.
Para concluir, nos
permitimos agradecer al Consejo de Administración y al Comité de Convivencia por
su contribución permanente con la cultura y las relaciones de vecindad, a todos
y a cada uno de los propietarios por su colaboración y por los pronunciamientos
para adoptar los correctivos necesarios del servicio mediante inquietudes y
sugerencias, qué en el transcurso del periodo, se constituyeron en elementos para
la mejora en el ejercicio de la gestión Administrativa.
MARCO HERNANDO CARRILLO
P ZULY BENITEZ
C.
Representante
Legal Administradora
Delegada
IMPLEMENTAR
LTDA.
