INFORME DE GESTION ADMINISTRATIVA
CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE PONTEVEDRA
ENERO 1 A DICIEMBRE 31 DE 2015
Como Representante Legal del CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DE PONTEVEDRA,
presentamos el informe correspondiente al año inmediatamente anterior, de la
gestión administrativa, que contó con la participación efectiva del Consejo de
Administración, que con su acompañamiento, seguimiento y control permanente, generan
los resultados que ponemos en su conocimiento, incluyendo entre otros la
valoración de riesgos y el plan de inversiones, que fueron estudiados y
avalados en estrecha colaboración, supervisión y control de la Revisora Fiscal.
A continuación se relacionan las
actividades realizadas durante el periodo de la siguiente manera:
1.
MANTENIMIENTO GENERAL
1.1.
Reparaciones Locativas
Para mantener el valor de la
copropiedad, se han realizado diferentes actividades tales como:
-
En enero de 2015
se terminó la impermeabilización y pintura de fachadas, ductos de ventilación,
puntos fijos, salones comunales, recepción y cerramiento del conjunto, dentro
de los términos y costos en que se había contratado.
-
Con cargo a la
cuota extraordinaria, se colocaron los flanches en las cubiertas de las siete
(7) torres, el salón comunal y recepción
-
Se construyó una
cubierta en policarbonato sobre el balcón del salón comunal.
-
Para optimizar el
consumo de energía, se colocaron sensores de movimiento y paneles LED en las
escaleras de las 7 torres.
-
Para mejorar la
iluminación en la entrada de las siete torres se colocaron paneles LED y
sensores de movimiento.
-
Se revisó
continuamente la iluminación del Conjunto, y se cambiaron los bombillos
corrientes y ahorradores por LED, además en los sótanos se está implementando
la tecnología LED, en la medida en que se ha requerido el cambio de luminarias.
-
Se realizó el lavado
de las cajas de aguas lluvias, por parte de la administración con apoyo de
personal de IMPLEMENTAR LTDA, sin
costo adicional.
-
Se hizo
mantenimiento de sifones, se destaparon 68 y se colocó en los codos tapones de
inspección, para poder sacar la arena que los obstruye; y se han reemplazado
continuamente las rejillas que se dañan.
-
Se destaparon
tuberías que se encontraban obstruidas, por material graso que se compacta,
aparentemente por residuos desechados por los sifones de las cocinas.
-
Se realizó reparación
general al parque infantil y se cambió el tapete.
-
Se realizó
mantenimiento de las puertas vehiculares y se cambió el brazo de la puerta
vehicular de salida de residentes.
-
Se hizo
mantenimiento de las siete puertas peatonales de las torres y de las puertas peatonales de la recepción, encontrando gran
cantidad de mugre en los brazos hidráulicos.
-
Se lavó el tanque
de agua potable dos veces durante el año 2015.
-
Se realizó la limpieza
de los pozos eyectores y se reparó una de las cuatro bombas eyectoras
existentes, que se quemó como consecuencia de una descarga eléctrica.
-
Se hizo limpieza
de las cajas desarenadoras.
-
Se hizo limpieza de
las cajas de aguas negras.
-
Se han reemplazado
las plaquetas de los ductos de basuras que por diferentes circunstancias se han
caído, pero a diario se presentan problemas ya que algunas personas envían por
los ductos bolsas sobredimensionadas y cajas de pizza que los obstruyen.
-
Se han hecho
campañas para la separación en la fuente, de acuerdo a la normatividad
establecida, enviando circulares y citando a reuniones con muy baja asistencia.
-
Se hizo reposición
y mantenimiento de los avisos informativos dentro de las diferentes zonas del
Conjunto; también se colocaron algunos nuevos.
-
Se realizó mantenimiento
a la cerca eléctrica.
-
Se realizó
mantenimiento preventivo y correctivo de ascensores, por parte de ESTILO INGENIERÍA S.A., también
respondieron a todos los llamados de emergencia. Por altibajos de energía que
se han presentado bloqueos en los ascensores de las torres 1, 2 y 3; se han
hecho revisiones especiales en estas torres para poder estableces que es lo que
está fallando.
-
Se cambiaron tubos
galvanizados por tubos de PVC, en los ductos de los registros de entrada de
agua, en gran número de apartamentos,
correspondiéndole el pago según el sitio del daño, al propietario del
apartamento o a la administración.
-
Cumpliendo con la
normatividad sobre CERTIFICACIÓN DE EQUIPOS DE TRANSPORTE VERTICAL, se contrató
con la empresa SERVIMETERS S. A., quien realizó la inspección, y como resultado
de ella, hubo necesidad de hacer diferentes reparaciones e implementaciones, ya
que cuando fue construido el conjunto no era requerimiento; esto implicó
trabajos realizados por Estilo Ingeniería, a costo de ellos, y un gasto mayor
por parte del conjunto, para hacer las adecuaciones que eran a cargo de la
administración. Se logró la certificación, por un año.
-
Amarilo S.A.S.,
volvió a construir los muros de cerramiento que colindan con Pontevedra II,
Pontevedra V y la parte trasera, que da hacia la vereda del Rio Salitre.
1.2.
Equipos
-
Se reemplazó 1
cámara de grabación en el circuito cerrado de televisión y se realizó
mantenimiento correctivo en las otras.
-
Se colocó una caja
con llave para los DVR´s, en la recepción, con el fin de tener control sobre
los videos de seguridad, para poderlos bajar se requiere que venga un
supervisor de la compañía de vigilancia.
-
Se realizó
mantenimiento preventivo y correctivo del sistema hidráulico. Para este sistema
se solicitó una cuota extraordinaria y se cambiaron los tanques de alta
presión, la flauta, tres contactores, y dos motobombas; las otras dos
motobombas se repararon.
-
Por parte de la
aseguradora CHUBB se repararon tubos
de agua potable del sótano, que presentaron roturas. Estas reparaciones han
requerido cortes de agua, que la mayoría de las veces se ha programado en horas
nocturnas.
-
Cumpliendo con las
normas de seguridad y prevención de desastres, se hizo la recarga anual de los
extintores.
-
Se realizó
mantenimiento preventivo al sistema de citofonía.
-
Se realizó el
mantenimiento de los elementos del gimnasio.
-
Se realizó
mantenimiento a la planta eléctrica, y se mantiene el nivel apropiado de ACPM, de
los líquidos de las baterías y el aceite, a fin de que responda sin problemas a
los cortes de energía que se presenten. También se realizó un mantenimiento
correctivo, por un daño en el radiador; se sugiere el cambio del radiador por
uno nuevo.
2.
INVERSIONES
Con cargo a la cuota extraordinaria recaudada en el 2015 se
desarrollaron los siguientes proyectos de acuerdo a lo aprobado en la Asamblea
del 22 de febrero de 2015:
1. Mantenimiento del
sistema hidráulico
-
Se hizo cambio de
tanques de alta presión
-
Se cambió la
flauta
-
Se repararon las
electrobombas
-
Se compró una
electrobomba
-
Se cambiaron dos
registros
-
Se reparó el
sistema eyector
-
Se reparó el
sistema contra incendio y en este se colocó un contactor.
2. Instalación de
flanches
-
Se instalaron los
flanches en las cubiertas de las siete torres, sobre la cubierta del gimnasio,
en la recepción y oficina de administración.
-
También se instaló
una cubierta en policarbonato sobre el balcón del gimnasio. El propósito de
esta cubierta es mantener en mejores condiciones el espacio y la pintura del
cerramiento; con posterioridad también poder aprovechar el agua lluvia que se
colecte en la canal por donde desagua.
3. Construcción de
espacio para basuras
-
Este proyecto no
se pudo desarrollar, ya que la Curaduría y la Personería no concedieron el
permiso para la construcción del sitio, ya que en donde se había proyectado
(único sitio posible), el espacio que está al frete del conjunto en el segundo
cerramiento es considerado ESPACIO PÚBLICO DE USO RESTRINGIDO, además
observando los planos encuentran que donde está actualmente el bicicletero, es
el espacio destinado por la constructora y aprobado por la curaduría para tal
fin.
-
Para disminuir el
impacto, se acordó con la persona que hace el reciclaje, el sacar las basuras
después de las 8 pm; observando los otros conjuntos sacan las basuras muy
temprano y toda la cuadra tiene mal olor los días de la recolección; además al
personal de vigilancia le corresponde más tarde sacarla del sitio y colocarla
en el andén igual que aquí.
4. Reparación de
goteras
-
Se destaparon
tuberías
-
Se repararon
jardineras que tenían filtración
-
Se cambio el manto
en zonas de adoquín donde se había reventado
5. Cuota para
aguinaldo
-
Este punto no
aplica, ya que la Asamblea votó negativamente a la iniciativa
6. Iluminación LED
para escaleras
-
Se compraron
paneles LED y sensores para las escaleras de las siete torres.
-
Igualmente se
colocaron paneles LED y sensores en las siete entradas de las torres.
7. Reparación del
parque infantil
-
Se reparó y pintó
el parque infantil
-
Se cambió el
tapete
En otras inversiones:
-
A pesar de la
adversidad del tiempo, se han tratado de mantener los jardines, se ha hecho
reposición de plantas, se han colocado piedras para mantener la humedad de la
tierra y se colocó urea.
-
Se aumentó la
señalización existente, por generarse nuevas
necesidades o por que fuera dañada a propósito.
-
Se compró un
computador para la oficina de administración.
3.
ADMINISTRATIVOS
-
Con Chubb de
Colombia, se adquirió la Póliza, con cubrimiento del 100% del costo de
reconstrucción para zonas comunes.
-
Archivo y manejo
de la correspondencia del Conjunto
-
Se empastaron los
libros contables hasta junio del año 2015
-
Se ofició y cobró
multas a las personas que han contravenido el Reglamento de Propiedad
Horizontal, y/o el Manual de Convivencia
-
Se participó
activamente en el seguimiento del Frente de Seguridad obteniendo resultados
positivos.
-
Se hizo entrega
del aguinaldo navideño al personal de vigilancia y aseo que labora para el
Conjunto. Además se distribuyó equitativamente el dinero colectado en la urna
que para el efecto estaba dispuesta en la recepción del Conjunto; a propósito
se agradece a la comunicad, ya que este año aumentó el ingreso por esta
contribución y a cada uno de los vigilantes se les dio $300.000 de la urna,
además del aguinaldo de $100.000 pesos que les da la administración.
4.
PRESENTACION Y ORNATO
-
Para el aseo y
mantenimiento de las zonas comunes, se tiene contrato con IMPLEMENTAR ASEO Y MANTENIMIENTO LTDA, con cuatro (4) aseadoras y
un (1) todero básico, que laboran a tiempo completo de lunes a sábado. Se
realizan brigadas de limpieza todos los jueves, y cada 6 meses se desarrollan
brigadas de limpieza específicas, con personal supernumerario que envía la
compañía sin costo adicional para el Conjunto.
-
Se realiza la poda
de prados, arbustos, plantas ornamentales, remoción de tierra y fumigación de
los jardines. Mensualmente se colocaron plantas nuevas.
-
Se hizo fumigación
general contra toda clase de insectos tres veces al año y desratización de
áreas comunes, las veces que se ha requerido, ya que por la sequia han llegado
roedores y reptiles al sótano, aparentemente los la tubería de agua lluvia.
-
Se hizo campaña
para separación en la fuente y se colocó la señalización correspondiente en los
depósitos de basuras.
-
Se realiza la reparación
y mantenimiento continuo del parque infantil.
-
Se limpian permanentemente
las paredes de los puntos fijos de las torres.
-
Se lavan
semanalmente las canecas colectoras de basura; y los depósitos de basura de
cada torre se lavan dos veces por semana.
5.
SEGURIDAD
-
La empresa SEGURIDAD APOLO LTDA. continúa
prestando el servicio de vigilancia con cuatro (4) turnos de vigilancia 24
horas y una recepcionista de tiempo completo.
-
Se han
implementado controles sugeridos por la Administración, por los propietarios, o
que han surgido en las reuniones de Consejo de Administración.
-
Las cámaras de
seguridad estratégicamente colocadas, han ayudado en diferentes investigaciones
que se han adelantado.
-
Se mantiene
comunicación permanente con la policía del cuadrante de la zona, haciendo más ágil
y rápida la acción de los uniformados.
-
En días
especiales, como el día sin carro, y puentes festivos largos, se ha colocado
refuerzo de vigilancia, son costo adicional para el Conjunto.
-
Se han desarrollado
reuniones con los Administradores y Consejeros de los Conjuntos Residenciales
Portal de Pontevedra II, III, IV y Casas, con el fin de encontrar una solución
a los problemas de inseguridad de la zona y hacer seguimiento al desempeño del
Frente de Seguridad.
-
Se han
desarrollado reuniones con la Alcaldía y la Policía de Suba para poder hacer
frente a la inseguridad de la zona.
6.
ASPECTOS LEGALES
-
Se han realizado
cobros pre-jurídicos a propietarios con tres cuotas en mora, se han firmado
acuerdos de pago y se consiguieron pagos importantes, con el resultado actual
en donde al corte de 31 de diciembre de 2015, solo había dos apartamentos en
mora por más de $1´000.000.
-
Todas las personas
que trabajan para el Conjunto tales como: personal de vigilancia, personal de
servicios generales y administrador, cuentan con sus respectivas afiliaciones a
salud, seguridad social y riesgos profesionales.
-
Se presentaron los
medios magnéticos ante la DIAN y los
medios distritales.
-
Se pagó mes a mes la
retención en la fuente.
-
Se actualizó la
representación legal al Conjunto.
-
Del dinero que por
Ley se envía al fondo de imprevistos, se constituyó un CDT, por $34´033.738 a
una tasa de interés de 4.00% efectivo anual.
-
Ante la
aseguradora CHUBB, se realizó reclamación por inundación en el apartamento
2-1204 y pagaron, también se reclamó por inundación en el apartamento 6-101,
estamos esperando la respuesta.
7.
CONVIVENCIA
El Comité de Convivencia ha brindado apoyo en los aspectos que a
continuación se relacionan:
-
Celebración del
día de la madre, con un desayuno y animación; hubo buena participación.
-
Celebración del
día de los niños, con la participación de 92 niños y jóvenes.
-
Celebración de la
fiesta de integración, que también contó con animación musical.
-
Celebración del
primer día de la novena de aguinaldo, con gran participación por parte de los residentes.
Se contrató animación musical.
-
Desarrollo de una
charla para manejo de mascotas: se actualizó el censo de mascotas. La participación
en el evento fue baja; se ha observado algo de mejora el manejo de mascotas con
respecto al año anterior, pero aún algunas personas no lo hacen adecuadamente,
les permiten hacer sus necesidades dentro del Conjunto, sobre todo en los
sótanos, las dejan solas en los apartamentos, bien sea ladrando en los
balcones, o llorando dentro de los apartamentos. Con la ayuda de videos se han
podido detectar algunas situaciones y se les ha impuesto multas a sus dueños.
-
Se citó a reunión
con el Comité de Convivencia, a dos residentes que se vieron implicados en un
supuesto ataque, donde una señora resultó mordida en una pierna, que le dejó
una marca permanente.
-
Se solicitó por
medio de un formulario la información de las mascotas caninas con fotografía,
vacunas y demás documentos que deben por Ley tener y solo devolvieron tres
hojas diligenciadas.
-
También se citó a
Comité de Convivencia, a dos residentes, por daño a terceros, para responder
debidamente.
-
Se dictaron clases
de aeróbicos cinco días a la semana, en el gimnasio y en el salón social, por
parte de dos profesores diferentes, y se ha incrementado el número de
participantes.
-
Se celebró la
Eucaristía todos los domingos excepto durante el periodo de vacaciones; ahora
fue nombrado un sacerdote, para la zona de Pontevedra y Potosí, que no
pertenece a la parroquia de San Nicolás. El objetivo es construir una iglesia
para esta zona; por lo pronto el sacerdote hizo una capilla, en la casa donde
está residiendo en Pontevedra y allí también está celebrando la Eucaristía a
diario.
-
Se han hecho
requerimientos puntuales por infracciones al Reglamento de Propiedad Horizontal
y al Manual de Convivencia, tales como taladro y martilleo a horas no debidas,
ruido excesivo en los apartamentos por fiestas, carros que pernoctan en el
parqueadero de visitantes, mascotas que hacen necesidades en las zonas comunes,
personas que con cajas de pizza tapan los ductos de basuras, esto se ha logrado
porque en la recepción se están marcando las cajas que entran.
-
Se realizaron
simulacros de evacuación y atención de emergencias.
-
Se dictó charla
sobre llamada millonaria y otras modalidades de robo.
8.
ASPECTOS FINANCIEROS
Al consolidar las cifras al cierre del
periodo, contabilizamos un excedente de $1´589.384 el cual evaluamos satisfactorio, comparado con la
predicción, si observamos los ingresos, obtuvimos un 3% adicional, gracias principalmente a rublos
como intereses de mora, alquiles de salón social, parqueaderos, inasistencia a
la asamblea de 2015 y contravenciones al Manual de Convivencia.
En cuanto a los egresos, excedimos el
2.8%, donde a pesar de tener la mayoría de rublos dentro de lo presupuestado, algunos
tales como el mantenimiento de puerta, adecuación de ascensores para la
certificación, maquinaria y equipos, gimnasio, asamblea y eventos.
Generando un resultado en nuestras
cuentas de balance, en las mismas condiciones al periodo precedente, ya que por
un lado, la liquidez dejó una relación de 1 a 1.02; es decir que por cada peso
que se tienen en el pasivo, se tiene 1.02, para cubrir dicha obligación,
consolidando en este periodo una relación positiva.
Referente a la cartera, cerramos con el
2.16% de cuotas de administración en mora de todo el periodo, que es el mejor
de los resultados en todos los cierres hasta el momento, generando un excelente
cumplimiento, ya que en este momento no hay ningún cobro jurídico, y tenemos a
la fecha dos apartamentos en cobro pre- jurídico.
El pasivo se mantuvo y el patrimonio
aumentó un 2%
Presupuestalmente se está proponiendo
mantener el escenario que tiene el incremento provisional que se hizo en
términos de salario mínimo legal, (7%), tomando en cuenta las provisiones que se
hicieron, manteniendo una predicción conservadora, que incluye, presupuestar
ingresos adicionales como, préstamo de salón social y descuentos; ajustando
algunos rubros en el gasto, que tuvieron disimiles comportamiento, los cuales
se consolidan en el cuadro que se pone a su consideración, anexo a los Estados
Financieros, que fueron presentados periódicamente y auditados mensualmente por
la señora Claudia Mónica Velandia, Revisora Fiscal, y por el Consejo de
Administración. Se manejan cuentas de recaudo con identificación, para claridad
y control de los dineros, se realizan
los movimientos con firmas conjuntas.
9.
PROYECTO DE INVERSION 2016
Con relación a la provisión se plantean
opciones así:
- Cambio del radiador de la planta eléctrica utilizando $1´000.000 de
los excedentes del ejercicio del 2015 y $1´100.000 de lo que quedó del
proyecto de los flanches.
- Del dinero que no se utilizó para el sitio de disposición final de
basuras, se solicita utilizar $10´000.000, para
-
Cerramiento del
sitio donde se hace la separación de residuos, que está localizada en la salida
vehicular.
-
Enchape de paredes
del mismo sitio.
-
Adecuación
hidráulica.
-
Adecuación del
piso.
-
Instalación de
aspersor automático para mitigar olores
- Con los otros $10´000.000 se propone un proyecto de mantenimiento y
mejoramiento de la recepción del conjunto así:
-
Re-tapizado de
muebles,
-
Construcción de
muro y puerta que aísle la zona de los casilleros.
-
Y remodelación del
mesón de la recepción.
Para concluir, nos permitimos agradecer al Consejo de Administración y
al Comité de Convivencia por su contribución permanente con la cultura y las relaciones
de vecindad, a todos y a cada uno de los propietarios por su colaboración y por
los pronunciamientos para adoptar los correctivos necesarios del servicio
mediante inquietudes y sugerencias, que en el transcurso del periodo, se
constituyeron en elementos para la mejora en el ejercicio de la gestión
Administrativa.
MARCO HERNANDO CARRILLO P MARIA
J. PEREZ S.
Representante Legal Administradora
Delegada
IMPLEMENTAR LTDA.
