Informe del Consejo de Administración 2013

En primer lugar, agradecemos la participación de todos los Consejeros y miembros del Comité de Convivencia y Comités Técnicos que se convocaron, y el compromiso de la Administradora Delgada de la firma Implementar Ltda, Sra María Pérez y de la empresa de vigilancia, Seguridad Apolo Ltda. Gracias a su apoyo y dedicación durante todo el año 2013 fue posible llevar a cabo acciones que hoy benefician a toda la copropiedad.

El Consejo de Administración se reunió de manera ordinaria el tercer jueves de cada mes para tratar los temas de ejecución del presupuesto mensual, seguimiento de los contratos de prestación de servicios, convivencia, y otros, verificándose el quórum reglamentario de cinco (5) consejeros como mínimo en todas la reuniones, excepto en la última, llevada a cabo el jueves 20 de febrero de 2014.

Asistencia a las reuniones ordinarias

El número de reuniones a las cuales asistió cada uno de los miembros del Consejo se indica a continuación:

MANUEL J GARCÍA SUÁREZ, Presidente Consejo de Administración, 12

DARÍO BRICEÑO, 12

JAIRO GONZÁLEZ, 11

LUIS PINZÓN, 10

CLAUDIA ALDANA, 9

MARCO ANTONIO BARRIOS, 9

OMAR DÍAZ, 8

EDGAR CASTRO, 7

MARTHA ROJAS, 6

CARLOS VILLALBA, 5

LUZ HELENA CUINTACO, 1

HENRY CAÑAVERAL, 1 (Renunció formalmente al Consejo de Administración a partir del mes de abril de 2013)

DAMARIS NOVOA, 0

YANETH AYA, 0

Los temas más relevantes tratados en las reuniones, tienen que ver con la contratación del seguro para las zonas comunes, seguimiento a la contratación y ejecución del cambio de las puertas de acceso a las torres, seguimiento a algunos aspectos relacionados con la buena presentación del Conjunto Residencial y seguimiento a la ejecución presupuestal en general.

Reuniones extraordinarias de los Comités

Adicionalmente se llevaron a cabo reuniones extraordinarias para tratar los siguientes temas:

Ocho (8) reuniones extraordinarias para el estudio de la contratación de la obra de lavado de las fachadas, a las cuales asistieron la Administradora Delegada, el Presidente del Consejo de Administración, y el Comité de Obra para Mantenimiento de las Fachadas y Puntos Fijos.

Cinco (5) reuniones extraordinarias para la contratación y seguimiento del cambio de las puertas de acceso a las torres, a las cuales asistieron la Administradora Delegada, el Presidente del Consejo de Administración, y el Comité para Contratación del Cambio de las Puertas.

Seguimiento al cobro de los valores que Amarilo SAS adeuda a la Copropiedad

El Consejo de Administración realizó seguimiento permanente a las reclamaciones que la Administradora Delegada ha llevado a cabo con la compañía Amarilo SAS a saber:

• Techo de la entrada al Interior 1 del Conjunto, se logró la reparación a cargo de Amarilo SAS
• Construcción de un cárcamo en la entrada de Interior 2. Se ejecutó la obra
• Seguimiento a las reclamaciones que los copropietarios realizaron a Amarilo SAS sobre daños en sus apartamentos, tales como fisuras, cambio de enchapes, daños pisos, techos, y terrazas entre otros.
• Para otras actividades de parte de Amarilo SAS que siguen en ejecución como el cambio de adoquines, y reclamaciones pendientes, se continúa haciendo el seguimiento correspondiente.

Dotación del Gimnasio

En la Asamblea Ordinaria del año 2013, se aprobó la destinación de $ 4 000 000,00 m/cte (Cuatro millones de pesos m/cte), de los excedentes de ejercicios anteriores, para la dotación del gimnasio del Conjunto. Se realizó la compra de elementos y seguimiento permanente por parte del Presidente del Consejo de Administración de la instalación de los mismos, demarcación de áreas, e inventario de los artículos comprados.

Los elementos están debidamente marcados con el logo del Conjunto y costo de los mismos fue el siguiente:

Item	Elemento	Costo
1	4 elípticas + servicio de entrega a domicilio	$ 1 971 600,00
2	Elementos para el gimnasio (guantes de box, TRX, bandas, conos, tulas)	$    965 500,00
3	Teatro en casa	$    250 000,00
	Total	$ 3 187 100,00

El saldo se ha venido empleando en la instalación del teatro en casa, botiquín, marcación de los elementos, artículos para la instalación de los equipos adquiridos, señalización y mano de obra entre otros. Todos los egresos están debidamente soportados con sus respectivas facturas.

Cambio de iluminación

El siguiente es el impacto de los cambios en sistemas de iluminación de zonas comunes de los interiores, 1, 3 y 4, realizados durante el año 2013.

                                  Situación a noviembre de 2013

Un análisis comparativo de la situación en el consumo de energía y valor de la factura en el periodo comprendido de febrero 2011 a junio de 2013, muestra el impacto de los cambios en las tecnologías de iluminación del conjunto.

Antes de implementar nuevas tecnologías, el valor facturado estaba alrededor de $ 5 900.000,00 mensuales, los primeros cambios que se llevaron a cabo corresponden a la iluminación del parque y la colocación de sensores en los sótanos, lo cual logró disminuir el consumo, y el valor de la factura a $ 4 500 000 aproximadamente.

Los últimos cambios, emprendidos a mediados de 2013, consistente en la colocación de bombillo LED con sensor de 180° en todos los pisos de las torres 1, 3 y 4, ha dado como resultado la disminución de la factura en un valor aproximado de $ 300 000, 00 en el primer mes desde su implementación, de tal forma que el valor de la factura actual está alrededor de $ 4 200 000,00 aproximadamente.

Se requiere instalar esta tecnología en las demás torres del Conjunto, y de esta forma se espera conseguir una reducción aún mejor en el consumo en kWh mensual.

Frente de Seguridad

El Presidente del Consejo de Administración del Conjunto Portal de Pontevedra I, ha liderado desde 2011 la planificación, implementación y seguimiento del desempeño del Frente de Seguridad de los Conjuntos Residenciales Portal de Pontevedra I, II, III, IV y Pontevedra Casas. El contrato de vigilancia del Frente de Seguridad se suscribió con Seguridad Apolo Ltda, y dio inicio en el mes de junio de 2012.

Se han recibido y atendido dos (2) quejas en el periodo considerado, es decir hasta enero de 2014.

Se llevó a cabo encuesta de satisfacción del servicio en el mes de octubre. Se llevaron a cabo cuatro (4) reuniones de seguimiento al Frente de Seguridad, con la participación de las Administraciones y Consejos de Administración que participan en el proyecto. La última reunión fue el sábado 25 de enero de 2014, y contó con la participación además de otros conjuntos y edificios del barrio Potosí Norte que han sido invitados de manera reiterada a vincularse al proyecto.

Como parte del seguimiento al desempeño de la empresa Seguridad Apolo Ltda, durante el año 2013, el Presidente del Consejo y la Administradora delegada llevaron a cabo tres (3) reuniones con los representantes de la compañía, una de las cuales incluyó la convocatoria a todo el grupo de guardas que prestan el servicio al Conjunto a fin de actualizar las consignas y protocolos de seguridad siempre en función de los cambios en las modalidades de hurto y otros delitos que se presentan en el sector.

Estos son los indicadores de desempeño del Frente de Seguridad durante el año 2013 comparado con el resultado del año 2012

Indicador de eficacia

Las novedades materializadas en el año 2013 fueron 14 sobre un total de 54, lo cual representa el 26%, mientras que en el 2014 fueron 15 sobre un total de 45 eventos, lo cual constituye el 33%. La causa principal de este incremento es el modus operandi de la delincuencia, el cual va evolucionando con el tiempo, y sólo se cuenta con un motorizado que atienda todos los eventos.

Indicador de Quejas y Reclamos

Se ha hecho el seguimiento por parte de la Administradora Delegada y el Consejo de Administración durante las reuniones de seguimiento o en reuniones extraordinarias convocadas para tal fin. La empresa de vigilancia, ha atendido de manera diligente las quejas presentadas.

Indicador de efectividad

Con relación a la efectividad de las acciones, se puede percibir que si bien las situaciones de riesgo y de vandalismo han disminuido, como se pudo evidenciar en la eficacia, las acciones que se han materializado han ido en aumento con relación al total de eventos que se presentan, lo cual debe tomarse como una alerta tanto para los residentes del sector como para las Administraciones.

Durante el año 2013 se llevaron a cabo las siguientes reuniones adicionales procurando el apoyo de la Alcaldía Local de Suba y la Policía Nacional para el Frente de Seguridad en las siguientes fechas,

ü  12 de julio de 2013, en la Alcaldía local de Suba, con participación de la Policía Nacional, Administradora delegada, Presidente Consejo de Administración, y Representante Legal de IMPLEMENTAR LTDA

ü  02 de agosto de 2013, Comunidad del Barrio Potosí con la participación de 15 copropiedades adicionales, compañías de vigilancia, JAC, Administradora delegada, Presidente Consejo de Administración, Representante Legal de IMPLEMENTAR LTDA

ü  21 de agosto de 2013, Representantes de Avantel, representantes de copropiedades, y Presidente Consejo de Administración

ü  26 de agosto de 2013, Comunidad, Policía Nacional, Alcaldía Local de Suba, Compañías de vigilancia, JAC, Administradora Delegada, Presidente Consejo de Administración, y Representante Legal de IMPLEMENTAR LTDA

ü  10 de septiembre de 2013, Comunidad, policía nacional, Alcaldía Local de Suba, Administradora delegada, Presidente Consejo de Administración, y Representante Legal de IMPLEMENTAR LTDA

ü  19 de octubre de 2013, Comandante del CAI Andes, Comandante Zona Norte Policía Nacional, Administradora delegada, y Presidente Consejo de Administración

ü  25 de octubre de 2013, Comunidad, Policía Nacional, Comandante del CAI Andes, Administradora Delegada, y Presidente Consejo de Administración

ü  04 de noviembre de 2013, Comisión de Seguridad JAC, CODENSA SA ESP, UAESP (Alcaldía Local de Suba),y  Presidente Consejo de Administración

ü  11 de noviembre de 2013, Responsables de los Frentes de Seguridad en Bogotá por parte de la Policía Nacional, y Presidente Consejo de Administración

En general las reuniones mencionadas han contado con la participación de Seguridad Apolo Ltda, Administradores Delegados, Representante Legal de IMPLEMENTAR LTDA y Consejeros de los Conjuntos que conforman el Frente de Seguridad, Administradores de edificios y conjuntos aledaños, la Junta de Acción Comunal y la Policía Nacional.

Con la gestión realizada se espera ampliar la cobertura del Frente de Seguridad durante el año 2014, con otras copropiedades y locales comerciales de la zona de influencia, e implementar otras estrategias en materia de seguridad, para lo cual se requiere el apoyo de la comunidad con su participación, y la disposición de presupuesto anual explícito por este concepto.

Convivencia

El Comité de Convivencia asistió a reuniones con la corporación Responder de AMARILO SAS, donde se recibieron recomendaciones generales con relación a las responsabilidades y funciones de los Comités y el Manual de Convivencia.

Se proponen algunas modificaciones del Manual de Convivencia en relación con sanciones, reglamento del gimnasio, y uso del bicicletero entre otras.

Participación en la Junta de Acción Comunal

El Conjunto Residencial Portal de Pontevedra I, tuvo participación activa y permanente en la Junta de Acción Comunal del Barrio Potosí Norte, promoviendo las actividades que la JAC organizó durante el año 2013, entre otras, las peticiones a la Alcaldía Local de Suba con relación al manejo del espacio público para mercados móviles, y la reconstrucción del parque ubicado frente a lso Conjuntos Residenciales Parque Central Pontevedra I, II y III.

Actualmente la JAC tiene su personería jurídica vigente, y se reúne de manera ordinaria el primer martes de cada mes. Se registraron oficialmente ante el IDPAC los libros requeridos legalmente para el manejo de la JAC a saber, libro de actas, libros de contabilidad y libro de afiliados.

MANUEL J GARCÍA SUÁREZ

Presidente Consejo de Administración

Conjunto Residencial Portal de Pontevedra I

Coordinador Comisión de Seguridad

Junta de Acción Comunal, Barrio Potosí Norte